คำบอกกล่าวการจัดส่งเป็นการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายว่าผลิตภัณฑ์ที่กำหนดไว้สำหรับการจัดส่งจะถูกจัดส่งในวันที่กำหนด คำนี้มักใช้ในการตั้งค่าทางธุรกิจเพื่อแจ้งให้ผู้ซื้อทราบว่าผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อนั้นอยู่ในระหว่างการจัดส่งและคาดว่าจะมาถึงภายในวันที่กำหนด ในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการลงทุนการแจ้งเตือนการส่งมอบมักจะเป็นเรื่องปกติของสัญญาซื้อขายล่วงหน้าซึ่งเจ้าของสัญญาจะแจ้งให้สำนักหักบัญชีของเจตนาที่จะชำระสัญญาและส่งมอบสินค้าตามวันที่กำหนด
ในทุกสาขาของประกาศการส่งมอบทำให้มันเป็นไปได้ที่จะจัดทำเอกสารความตั้งใจเฉพาะเกี่ยวกับการส่งมอบการถือครองหรือผลิตภัณฑ์ ไม่มีวิธีที่เหมาะสมในการจัดโครงสร้างของการแจ้งเตือนประเภทนี้แม้ว่าเอกสารจะให้วันที่ที่ระบุที่จะจัดส่งเสมอ เอกสารอาจสั้นและตรงประเด็นขึ้นอยู่กับลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ในสถานการณ์ที่ต้องการคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับการส่งมอบข้อความของเอกสารอาจมีรายละเอียดค่อนข้างมาก ในบางประเทศมีกฎระเบียบที่ใช้บังคับอย่างน้อยส่วนหนึ่งของการใช้คำฟุ่มเฟือยที่รวมอยู่ในประกาศการส่งมอบมาตรฐานแม้ว่ารูปแบบจะมีการควบคุมการปฏิบัติที่ได้รับการยอมรับบ่อยขึ้นในวัฒนธรรมที่การทำธุรกรรมเกิดขึ้น
ด้วยสถานการณ์การลงทุนเช่นสัญญาซื้อขายล่วงหน้าใบแจ้งการส่งมอบมีจุดประสงค์เพื่อให้นักลงทุนทราบว่าสินค้าที่ซื้อผ่านสัญญาจะถูกส่งไปยังสำนักหักบัญชี สิ่งนี้ทำให้เป็นไปได้สำหรับนักลงทุนที่จะเริ่มวางแผนที่จะเก็บสินค้าหรืออาจขายในกำไร การแจ้งเตือนนี้ยังมีวัตถุประสงค์เพื่อเตือนผู้ลงทุนเกี่ยวกับภาระผูกพันใด ๆ ที่เหลือซึ่งเขาหรือเธออาจต้องให้แก่ผู้ขายทำให้สามารถชำระภาระผูกพันเหล่านั้นได้ในเวลาที่เหมาะสมและอนุญาตให้สัญญาเสร็จสมบูรณ์
ผู้ที่จัดทำและส่งหนังสือแจ้งการจัดส่งยังได้รับประโยชน์จากการใช้เอกสารประเภทนี้ โดยการระบุวันที่ส่งมอบผู้ขายตกลงที่จะทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้นภายในวันนั้น สิ่งนี้จะส่งผลให้กระบวนการภายในจำเป็นต้องปฏิบัติตามพันธสัญญาที่ทำไว้ในข้อความของเอกสาร ตัวอย่างเช่นซัพพลายเออร์ที่สัญญาว่าจะจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าภายในวันที่กำหนดจะใช้ข้อตกลงนั้นเพื่อจัดเตรียมการดำเนินการผลิตเพื่อให้สินค้าพร้อมใช้งานแล้วจัดเรียงการจัดส่งสินค้าเหล่านั้นเพื่อให้พวกเขามาถึงไม่ช้ากว่าวันที่ระบุชื่อ แจ้งให้ทราบ
