จดหมายระบุเป็นเอกสารที่ออกโดย Internal Revenue Service ในสหรัฐอเมริกา โดยพื้นฐานแล้วจดหมายตัดสินใจคือการตัดสินใจอย่างเป็นทางการว่านายจ้างจะเกษียณอายุหรือวางแผนเกษียณอายุหรือไม่นั้นตรงตามเกณฑ์ทั้งหมดที่กรมสรรพากรกำหนดไว้สำหรับโครงสร้างและหน้าที่ของแผนเกษียณอายุ โดยทั่วไปแล้วจะมีการออกจดหมายยืนยันเพื่อยืนยันการปฏิบัติตามแผนเกษียณอายุอย่างสมบูรณ์หรือเพื่อแจ้งให้นายจ้างทราบว่าแผนไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและจำเป็นต้องมีการทำงานมากขึ้นก่อนที่แผนจะถูกลงโทษอย่างเป็นทางการ
การได้รับจดหมายตัดสินใจต้องติดต่อกับสำนักงานเขตของกรมสรรพากรที่ครอบคลุมที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ของสำนักงานใหญ่ของนายจ้าง แผนการบำเหน็จบำนาญหรือการเกษียณอายุที่เสนอนั้นมีรายละเอียดครบถ้วนต่อกรมสรรพากร ในทางกลับกันกรมสรรพากรประเมินแต่ละแง่มุมของแผนที่เสนอและพิจารณาว่าโครงสร้างมีคุณสมบัติตรงตามคุณสมบัติในปัจจุบันเพื่อขออนุมัติ หากทุกอย่างเป็นไปตามคำสั่งผู้อำนวยการประจำตำบลจะออกเอกสารอย่างเป็นทางการเพื่อยืนยันว่าแผนนั้นปฏิบัติตาม มีการทบทวนแผนเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในโครงสร้างพื้นฐานนั้นสอดคล้องกับเกณฑ์ปัจจุบัน
หากแผนที่เสนอไม่เป็นไปตามคุณสมบัติปัจจุบันที่กรมสรรพากรกำหนดไว้จดหมายมักจะระบุว่าพื้นที่ใดของแผนไม่สอดคล้อง สิ่งนี้ทำให้นายจ้างสามารถกลับไปและปรับแผนปัจจุบันได้ เมื่อแผนฉบับปรับปรุงพร้อมแล้วจะถูกส่งไปยังกรมสรรพากรเป็นครั้งที่สอง หากปัญหาทั้งหมดที่เปิดอยู่กับแผนได้รับการแก้ไขเพื่อความพึงพอใจของ IRS จดหมายยืนยันที่ให้การอนุมัติอย่างเป็นทางการของแผนจะถูกส่งคืนให้กับนายจ้าง
ในขณะที่กรมสรรพากรอาจทบทวนแผนการบำเหน็จบำนาญที่ได้รับอนุมัติในปัจจุบันเป็นระยะ ๆ โดยปกติแล้วก็เป็นเรื่องที่ฉลาดสำหรับนายจ้างที่จะติดตามการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกฎระเบียบที่อาจส่งผลกระทบต่อสถานะของแผน ในเวลาเดียวกันก็เป็นความคิดที่ดีที่จะปรึกษากรมสรรพากรเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เสนอแผนก่อนดำเนินการ การทำเช่นนี้ช่วยให้มั่นใจว่าแผนดำเนินงานได้ดีภายในคุณสมบัติที่กำหนดไว้
นอกเหนือจากการได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับแผนการเกษียณอายุแล้ว IRS ยังออกจดหมายยืนยันถึงองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรเพื่อยืนยันสถานะการยกเว้นภาษีของพวกเขา ข้อความของจดหมายอ้างถึงส่วนของประมวลรัษฎากรภายในที่ใช้บังคับกับองค์กรและทำหน้าที่เป็นการยืนยันอย่างเป็นทางการว่าองค์กรได้รับการยอมรับว่าเป็นองค์กรที่ได้รับการยกเว้นภาษี
