การคืนเงินค่าอาหารเป็นการจ่ายเงินจากนายจ้างให้กับพนักงานที่จ่ายค่าอาหารธุรกิจจากกระเป๋าของตัวเอง ในการขอรับเงินคืนพนักงานโดยทั่วไปจะต้องปฏิบัติตามแนวทางธุรกิจเฉพาะที่กำหนดค่าใช้จ่ายอาหารที่อนุญาต โดยทั่วไปแล้วแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจะต้องกรอกรายละเอียดวันที่จำนวนเงินและเหตุผลสำหรับมื้ออาหารธุรกิจ นายจ้างเลือกที่จะคืนเงินให้แก่พนักงานสำหรับมื้ออาหารในสถานการณ์การทำงานที่ทำเช่นนั้นจะพิสูจน์ได้ว่าวิธีการติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่สะดวกและแม่นยำยิ่งขึ้น
วัตถุประสงค์ของการชำระเงินคืนอาหารคือเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการชดเชยอย่างเหมาะสมสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทั้งหมด สิ่งนี้ทำในสถานการณ์ที่กำหนดจำนวนเงินดอลลาร์ล่วงหน้าล่วงหน้าอาจพิสูจน์ไม่ถูกต้อง พนักงานอาจได้รับอนุญาตให้ใช้จ่าย $ 20 US ดอลลาร์ (USD) สำหรับมื้ออาหารธุรกิจ แต่พบว่าอาหารเย็นมีค่าใช้จ่ายเพียง $ 15 USD ในกรณีนี้ผลประโยชน์ทางธุรกิจโดยการคืนเงินให้แก่พนักงานในจำนวนที่แน่นอน
การชำระเงินคืนอาหารสามารถนำไปใช้ในสถานการณ์อาหารธุรกิจที่หลากหลาย พนักงานที่เดินทางไปทำธุรกิจอาจได้รับอนุญาตให้ซื้ออาหารที่สนามบินหรือขณะเดินทาง เขาอาจจะต้องรับเงินค่าอาหารค่ำที่การประชุมผลิตภัณฑ์กับลูกค้า ในสถานการณ์อื่น ๆ เขาอาจต้องสั่งอาหารกลางวันเพื่อนำเสนอการขายที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท แต่ละ บริษัท หรือองค์กรมีแนวทางของตนเองสำหรับสิ่งที่ประเภทและจำนวนของค่าใช้จ่ายอาหารธุรกิจที่ได้รับอนุญาตสำหรับการชำระเงินคืน
ในการขอรับเงินคืนค่าอาหารพนักงานมักจะต้องทำตามขั้นตอนเฉพาะ ในหลายกรณีต้องกรอกแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายเพื่อระบุวันที่ของอาหารค่าใช้จ่ายและหากมีบุคคลที่อยู่ในธุรกิจอาหาร ใบเสร็จรับเงินมื้ออาหารจะต้องเปิดตามปกติพร้อมกับรายงานค่าใช้จ่าย ในกรณีส่วนใหญ่ลายเซ็นของพนักงานและของผู้บังคับบัญชาของเขามีความจำเป็นในแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายก่อนที่ บริษัท หรือองค์กรจะได้รับการชดเชยค่าอาหาร
พนักงานต้องเผชิญกับทั้งข้อดีและความท้าทายเกี่ยวกับการคืนเงินค่าอาหาร เขามีอิสระในการสั่งอาหารโดยไม่ต้องกังวลมากเกินไปกับการยึดมั่นในค่าใช้จ่ายที่แน่นอน โดยทั่วไปแล้วการชำระเงินคืนอาหารถือเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและโดยทั่วไปจะไม่ต้องเสียภาษีเป็นรายได้ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่ต้องรู้ว่าเมื่อยื่นภาษี ความท้าทายของการได้รับเงินคืนสำหรับมื้ออาหารบางครั้งเกิดขึ้นหากมีความล่าช้าอย่างมากระหว่างเวลาที่พนักงานเกิดค่าใช้จ่ายและเมื่อนายจ้างออกเงินชดเชยจริง พนักงานบางคนใช้บัตรเครดิตเพื่อปกปิดมื้ออาหารธุรกิจหากพวกเขาไม่สามารถจ่ายค่าอาหารด้วยเงินสดได้
