บัญชีแยกประเภทเงินเดือนเป็นวิธีการบันทึกข้อมูลการชำระเงินสำหรับพนักงานหรือผู้รับเหมาแต่ละคนที่ได้รับเงินจากแผนกบัญชีเงินเดือนของ บริษัท แม้ว่าบัญชีแยกประเภทเงินเดือนครั้งหนึ่งเคยเป็นบัญชีแยกประเภทกระดาษที่มีคอลัมน์ที่แตกต่างกันสำหรับการบันทึกข้อมูล บริษัท ส่วนใหญ่ตอนนี้เก็บบัญชีแยกประเภทเงินเดือนของพวกเขาบนคอมพิวเตอร์โดยใช้สเปรดชีตหรือโปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนที่ซับซ้อนมากขึ้นหากจำเป็น ประโยชน์ของการใช้บัญชีแยกประเภทบัญชีเงินเดือนคืออนุญาตให้นายจ้างหรือพนักงานบัญชีเงินเดือนเห็นจำนวนเงินที่จ่ายออกไปและพนักงานคนใดได้อย่างรวดเร็วและโดยทั่วไปจะทำหน้าที่เป็นเอกสารสำรองเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี
บริษัท ขนาดใหญ่ส่วนใหญ่จะมีแผนกบัญชีเงินเดือนโดยเฉพาะซึ่งมีหน้าที่ดูแลบัญชีแยกประเภทเงินเดือนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินทั้งหมดถูกต้องและตรงเวลา บริษัท ขนาดเล็กหรือบุคคลที่ต้องการจ่ายพนักงานมักจะต้องรักษาบัญชีแยกประเภทเงินเดือนด้วยตนเอง มันสร้างความแตกต่างไม่ว่าจะทำบนคอมพิวเตอร์หรือบนกระดาษบัญชีแยกประเภท บางคนแค่หาวิธีหนึ่งที่สะดวกสบายและป้องกันข้อผิดพลาดได้ดีกว่าวิธีอื่น ๆ หรือพวกเขาเรียนรู้วิธีหนึ่งและลองใช้อีกวิธีหนึ่ง ในกรณีส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องทำบัญชีแยกประเภทเงินเดือนที่ซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง
มันจะมีประโยชน์สำหรับคนที่ต้องใช้บัญชีแยกประเภทบัญชีเงินเดือนเพื่อกำหนดล่วงหน้าว่าจะต้องมีคอลัมน์จำนวนเท่าใด สำหรับบัญชีแยกประเภทเงินเดือนขั้นต้นคนส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยหนึ่งคอลัมน์สำหรับชื่อพนักงาน คอลัมน์อื่นสำหรับตำแหน่งงานและสถานะของเขาหรือเธอเช่นเต็มเวลาหรือนอกเวลา และคอลัมน์ที่สามสำหรับรอบระยะเวลาการชำระเงินหรือจำนวนชั่วโมงในรอบระยะเวลาการชำระเงิน คอลัมน์ถัดไปควรรวมจำนวนเงินขั้นต้นของ paycheck ซึ่งเป็นจำนวนเงินก่อนหักภาษี โดยทั่วไปคอลัมน์สองคอลัมน์ถัดไปจะมีการหักเงินเช่นภาษีเงินได้หรือการหักเงินอื่น ๆ เช่นคอลัมน์ที่ได้รับประโยชน์ คอลัมน์สุดท้ายสามารถรวมยอดเงินสุทธิของเช็คเงินเดือนสุดท้าย - สิ่งที่พนักงานใช้ในการกลับบ้าน
คอลัมน์อื่น ๆ สามารถเพิ่มได้ตามความจำเป็น แต่สิ่งเหล่านี้คือการรวมกันโดยทั่วไปของบัญชีแยกประเภทเงินเดือน แต่ละคอลัมน์สามารถมีความสมดุลได้โดยการเพิ่มข้ามและลงจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขทั้งหมดตรงกัน บริษัท มักจะทำยอดเงินในบัญชีแยกประเภทของพวกเขาเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานใน บริษัท และความซับซ้อนของบัญชีแยกประเภทเงินเดือน เมื่อถึงเวลาภาษีพวกเขาจะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับการยื่นภาษีหรือให้ข้อมูลแก่นักบัญชีหรือผู้เตรียมภาษี
