เมื่อ บริษัท จำเป็นต้องซื้อสินค้าเล็ก ๆ มักจะใช้บัญชีเงินสดย่อยหรือบัญชี เงินสดย่อยเป็นเงินจำนวนเล็กน้อยโดยปกติแล้วจะน้อยกว่าหนึ่งร้อยดอลลาร์ซึ่งถูกเก็บไว้ในรูปแบบของเงินสดโดยผู้ปกครอง เมื่อพนักงานทำการซื้อด้วยเงินสดย่อยรายการจะทำในบัญชีแยกประเภทที่เรียกว่าหนังสือเงินสดย่อย
เนื่องจากบัตรเครดิตของ บริษัท มักจะออกให้กับพนักงานจำนวนเล็กน้อยจึงอาจจำเป็นต้องใช้เงินสดย่อยสำหรับค่าใช้จ่ายที่หลากหลาย ตัวอย่างทั่วไปคือผู้จัดการสำนักงานที่ใช้เงินสดย่อยเพื่อซื้อเครื่องใช้สำนักงานให้กับ บริษัท มีความรับผิดน้อยกว่าสำหรับ บริษัท ที่จะอนุญาตให้มีเงินจำนวนเล็กน้อยที่จะได้รับการปล่อยตัวในเวลามากกว่าที่จะออกบัตรเครดิตขององค์กรไปยังผู้จัดการสำนักงาน
นอกจากนี้ยังมีเวลาและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเขียนเช็คสำหรับค่าใช้จ่ายมากกว่าการใช้เงินสดย่อย เช่นเดียวกับบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิตมักจะมีคนจำนวน จำกัด ที่มีสิทธิ์ในการเขียนเช็คและลงนาม การรับเงินจากบัญชีเงินสดย่อยง่ายกว่าการทำตามขั้นตอนการเขียนเช็ค
มันเป็นสิ่งสำคัญที่เงินทั้งหมดที่นำมาจากบัญชีเงินสดย่อยจะถูกแทนที่ด้วยบัตรกำนัลหรือใบเสร็จรับเงินที่เฉพาะเจาะจงและบันทึกอย่างเหมาะสมในสมุดเงินสดย่อย บริการนี้มีวัตถุประสงค์สองประการ ก่อนจะทำให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายแต่ละครั้งจะถูกหักไปยังบัญชีที่เหมาะสมเช่นเครื่องใช้สำนักงานการจัดสวน ฯลฯ สองจะช่วยให้การกระทบยอดบัญชีง่ายซึ่งหมายความว่าจำนวนเงินสดในมือรวมใบเสร็จรับเงินหรือบัตรกำนัลควร เท่ากับผลรวมที่ปรากฏในบัญชีเงินสดย่อย
คลังสินค้าสำหรับสำนักงานบางแห่งขายซองเงินสดย่อยแทนหนังสือเงินสดย่อย เหล่านี้เป็นซองจดหมายที่มีขนาดใหญ่และปิดผนึกได้ซึ่งเก็บทั้งเงินและใบเสร็จรับเงิน การเดบิตแต่ละบัญชีไปยังบัญชีเงินสดย่อยจะถูกบันทึกในแบบฟอร์มนี้และมันเป็นวิธีที่ง่ายในการติดตามเงิน สามารถใช้ซองจดหมายใหม่เป็นระยะ ๆ เช่นเดือนละครั้งหรือไตรมาสหรือเมื่อมีการเพิ่มเงินใหม่เข้าไปในบัญชีหลังจากที่ถูกลดระดับลงในระดับหนึ่ง
ในยุคปัจจุบันบัญชีเงินสดย่อยสามารถบันทึกในโปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์แทนบัญชีเงินสดย่อยได้ ผู้ดูแลบัญชีจะต้องระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกเงินสดย่อยจะถูกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ จะต้องถูกเรียกเก็บเงินไปยังบัญชีที่ถูกต้องเช่นเดียวกับการออกเช็ค
