ระบบเงินสดย่อยเป็นกระบวนการขององค์กรในการทำให้เงินสดพร้อมใช้สำหรับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดแทนการเขียนเช็ค ช่วยให้พนักงานมีเงินสดจำนวนเล็กน้อยในมือในการซื้อสินค้าโดยไม่ต้องทำตามขั้นตอนการขอซื้ออย่างเป็นทางการ แม้ว่าการจัดสรรเงินสดย่อยได้รับการออกแบบเพื่อให้การดำเนินงานประจำวันง่ายขึ้น แต่เงินจะต้องถูกนำมาพิจารณาผ่านการทำบัญชีของ บริษัท
ทุกธุรกิจต้องรักษาระบบการทำบัญชีเพื่อติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย ข้อมูลนี้ช่วยให้ บริษัท สามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลเกี่ยวกับภาษีและการรายงานทางการเงิน ธุรกิจส่วนใหญ่จะต้องการให้พนักงานทำการร้องขออย่างเป็นทางการสำหรับค่าใช้จ่ายที่จะต้องชำระเพิ่มเติมจากการส่งใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งซื้อ ค่าใช้จ่ายจะจ่ายโดยการตรวจสอบ บริษัท ซึ่งสร้างเส้นทางกระดาษเพื่อยืนยันการทำธุรกรรมสำหรับผู้สอบบัญชี
ระบบเงินสดย่อยของ บริษัท ได้รับการออกแบบเพื่อให้เป็นทางเลือกที่ง่ายขึ้นสำหรับกระบวนการจัดซื้อปกติ จำนวนเงินจะถูกเก็บไว้สามารถเข้าถึงได้และใช้เมื่อพนักงานต้องการทำการซื้อที่ต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนดโดย บริษัท การใช้เงินสดย่อยทั่วไปคือการซื้อเครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็นทันทีและไม่สามารถรอวันหรือสัปดาห์ที่ บริษัท จะตัดเช็ค
มีหลายวิธีที่ บริษัท สามารถบัญชีเงินสดย่อยในระบบบัญชีได้ วิธีที่นิยมมากที่สุดคือการใช้ระบบที่ไม่เหมาะสม ระบบเงินสดย่อยประเภทนี้ต้องการให้ บริษัท ตั้งเงินสดย่อยไว้ก่อนโดยการเขียนเช็คสำหรับจำนวนเงินที่จะถอนออกจากบัญชีธนาคารธุรกิจ การทำธุรกรรมจะถูกบันทึกไว้ในหนังสือเป็นเดบิตไปยังบัญชีเงินสดย่อยและเครดิตไปยังบัญชีเงินสด
เมื่อใดก็ตามที่พนักงานต้องการซื้อสินค้าโดยใช้เงินสดย่อยเขาจะกรอกแบบฟอร์มคำขอ เงินจะได้รับมากกว่าในการแลกเปลี่ยนสำหรับแบบฟอร์ม เมื่อทำการซื้อแล้วพนักงานจะส่งใบเสร็จเพื่อแนบไปกับแบบฟอร์ม กองทุนเงินสดย่อย ณ จุดนี้ประกอบด้วยเงินสดที่เหลืออยู่และแบบฟอร์มที่มีใบเสร็จรับเงิน เมื่อใดก็ตามที่บุคคลสามารถตรวจสอบระบบเงินสดย่อยโดยการเพิ่มเงินสดและใบเสร็จรับเงินเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเท่ากับจำนวนเงินเดิมที่ถูกวางไว้ในกองทุน
ระบบ imprest อนุญาตให้เติมเงินสดย่อยได้โดยส่งแบบฟอร์มพร้อมใบเสร็จรับเงินเพื่อแลกกับเงินสดที่จะกลับเข้ากองทุน เช็คจะถูกเขียนเป็นเงินสดที่จะเครดิตบัญชีเงินสด อย่างไรก็ตามในเวลานี้ใบเสร็จรับเงินจะระบุว่าบัญชีค่าใช้จ่ายใดที่จะหักบัญชี ตัวอย่างเช่นการทำธุรกรรมระบบเงินสดย่อยทั่วไปจะหักบัญชีค่าใช้จ่ายสำนักงานเมื่อมีการเติมเงินหากซื้อเครื่องใช้สำนักงานด้วยเงิน
