บัตรกำนัลเงินสดย่อยจะถูกวางไว้ในกองทุนเงินสดย่อยเมื่อใดก็ตามที่เงินถูกเบิกล่วงหน้าสำหรับการซื้อสินค้าขนาดเล็ก กองทุนเงินสดย่อยเป็นเงินจำนวนเล็กน้อยโดยปกติอยู่ระหว่าง $ 100 ถึง $ 250 US ดอลลาร์ตั้งไว้สำหรับการซื้อโดยบังเอิญเพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนเช็คหรือใช้บัตรเครดิตของ บริษัท บัตรกำนัลเงินสดย่อยและจำนวนเงินในกองทุนเงินสดย่อยควรเท่ากับจำนวนเงินทั้งหมดของกองทุน
เงินสดย่อยมักจะจ่ายในสองวิธีที่แตกต่างกัน: ผ่านการชำระเงินคืนหรือชำระเงินล่วงหน้า การชำระเงินคืนจะเกิดขึ้นเมื่อมีการซื้อแล้วและมีการจัดทำใบเสร็จรับเงินไว้เป็นเอกสารว่าผู้รับเป็นหนี้เงิน การชำระเงินล่วงหน้าเกิดขึ้นเมื่อต้องทำการสั่งซื้อเพียงเล็กน้อยและต้องมีการจ่ายเงินล่วงหน้าก่อนการซื้อ ในกรณีนี้บัตรกำนัลเงินสดย่อยจะถูกวางลงในกองทุนแทนจำนวนเงินที่จ่าย
โดยทั่วไป บริษัท จะมีขั้นตอนในการควบคุมการใช้และการตรวจสอบของกองทุนเงินสดย่อย ขั้นตอนเหล่านี้จะอธิบายรายละเอียดโดยเฉพาะเกี่ยวกับข้อมูลที่จำเป็นในบัตรกำนัลเงินสดย่อย โดยทั่วไปจะรวมถึงวันที่ของการชำระเงินรวมถึงจำนวนวัตถุประสงค์และชื่อของผู้รับ ตัวอย่างบัตรกำนัลเงินสดย่อยสามารถดาวน์โหลดออนไลน์ซื้อในร้านอุปกรณ์สำนักงานหรือสร้างขึ้นภายในธุรกิจเป็นรูปแบบที่กำหนดเอง
ผู้รับฝากทรัพย์สินของกองทุนเงินสดย่อยมักจะเป็นหัวหน้างานในบางระดับที่ได้รับความไว้วางใจจาก บริษัท เขาหรือเธอเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินเพนนีเงินกองทุนย่อยทุกใบจะถูกนำไปใช้เป็นใบเสร็จรับเงินหรือบัตรกำนัลเงินสดย่อย เมื่อได้รับใบเสร็จหรือเอกสารที่เหมาะสมอื่น ๆ จากผู้ที่รับเงินสดแล้วควรแนบเอกสารไปกับบัตรกำนัลและยื่นตาม โดยทั่วไปแล้วจะขึ้นอยู่กับผู้ดูแลเพื่อกำหนดบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เหมาะสมซึ่งจะเรียกเก็บเงินจากการซื้อ บัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ได้แก่ เครื่องใช้สำนักงานค่าจอดรถคืนและการซื้อสินค้าอื่น ๆ
ควรมีการกระทบยอดเงินกองทุนย่อยโดยหัวหน้างานของผู้ดูแล สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเงินที่หายไปจะถูกระบุและอยู่ในช่วงต้นของปัญหาในขณะที่ปัญหายังคงสามารถแก้ไขได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ดูแลในการตรวจสอบเนื่องจากแม้แต่เงินสดจำนวนเล็กน้อยสามารถถูกทำร้าย การละเมิดเงินสดย่อยเป็นรูปแบบทั่วไปของการยักยอกเงินในขนาดเล็กและสามารถเพิ่มได้อย่างง่ายดายมากถึงหลายพันดอลลาร์ของเงินที่หายไปในช่วงเวลาหลายปีถ้าไม่ถูกตรวจสอบ
