ในภาษาละติน pro forma แปลว่า "เป็นเรื่องของแบบฟอร์ม" คำดังกล่าวใช้ในอุตสาหกรรมต่าง ๆ และเมื่อใดก็ตามที่ขายสินค้าหรือบริการอาจมีการใช้ใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ เนื่องจากเป็นการแสดงก่อนการขายจริงที่เกิดขึ้นจึงไม่ถือว่าใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ ค่อนข้างมักจะใช้เป็นข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายซึ่งผู้ซื้อตกลงที่จะซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขายในราคาที่กำหนด โดยทั่วไปข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะเหมือนกับในใบกำกับสินค้าเพื่อการค้าหลังจากได้รับการยืนยันการทำธุรกรรมแม้ว่าบางครั้งรายละเอียดบางอย่างอาจเปลี่ยนแปลง
ใบแจ้งหนี้มาตรฐานทั่วไปมักจะมีวันที่ชื่อและข้อมูลการติดต่อของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย นอกจากนี้ยังแบ่งราคาต่อหน่วยของรายการหรือบริการที่ขายรวมถึงคำอธิบายของแต่ละรายการและราคารวม รายละเอียดที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมเช่นวิธีการชำระเงินและวันที่ที่จะจัดส่งสินค้าหรือบริการมักจะอยู่ในใบแจ้งหนี้การค้า โดยทั่วไปใบแจ้งหนี้สมมติฐานจะรวมข้อมูลทั้งหมดนี้ แต่ในบางกรณีราคาอาจเปลี่ยนแปลงก่อนที่การทำธุรกรรมจะเสร็จสมบูรณ์ บางธุรกิจเสนอแบบฟอร์มที่กว้างกว่าในตอนแรกเท่านั้นซึ่งในกรณีนี้รายละเอียดการขายจริงจะถูกกรอกหลังจากที่เกิดขึ้นแล้วเท่านั้น
ไม่ใช่ทุกคนที่เลือกที่จะใช้ใบแจ้งหนี้สมมติฐาน แต่มักจะแนะนำก่อนที่การขายจะเสร็จสมบูรณ์เพื่อป้องกันความเข้าใจผิด โดยทั่วไปถือว่าเป็นที่ต้องการมากกว่าคำพูดเนื่องจากมีรายละเอียดมากมายรวมอยู่ด้วย ไม่เพียง แต่ราคาในแบบฟอร์ม แต่รายละเอียดที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เช่นวันที่ส่งมอบและเงื่อนไขการชำระเงินจะถูกสะกดออกมาเพื่อให้ไม่มีความประหลาดใจทั้งสองด้าน หลายคนที่กำลังซื้อผลิตภัณฑ์จำนวนมากในคราวเดียวหรืออาจต้องการเงินทุนขอดูใบแจ้งหนี้มืออาชีพก่อนทำธุรกรรมอย่างเป็นทางการ
แม้ว่าใบแจ้งหนี้ที่เป็นทางการมักไม่ค่อยได้รับการพิจารณาว่าเป็นทางการ แต่บางครั้งก็เป็นที่ยอมรับเมื่อไม่มีใบแจ้งหนี้การค้ามาตรฐาน บางครั้งมีการออกเพื่อรับการชำระเงินล่วงหน้าก่อนที่บริการจะเสร็จสมบูรณ์หรือมีการจัดส่งผลิตภัณฑ์ ไม่ว่าในกรณีใด ๆ จะไม่ได้รับการเปิดเผยจนกว่ารายละเอียดธุรกรรมส่วนใหญ่จะเป็นที่รู้จักและตกลงกันโดยทั้งสองฝ่าย โดยทั่วไปจะไม่มีการบันทึกสิ่งใดในบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้จนกว่าใบแจ้งหนี้ทางการค้าจะได้รับการพัฒนา
