แผนการชำระเงินคืนเป็นกลยุทธ์ที่มีโครงสร้างสำหรับการชำระคืนบุคคลที่เกิดค่าใช้จ่ายในนามของนิติบุคคลอื่น ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดของแผนประเภทนี้เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับพนักงานเนื่องจากพวกเขาปฏิบัติหน้าที่รับผิดชอบ แผนประเภทนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะได้รับเงินคืนในเวลาที่เหมาะสมขณะเดียวกันก็ให้ความช่วยเหลือแก่นายจ้างในการเก็บบันทึกที่ถูกต้องเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพของงานที่ได้รับ
แผนการชำระเงินคืนสามารถจัดโครงสร้างเป็นความรับผิดชอบและไม่รับผิดชอบ แผนที่รับผิดชอบได้เรียกร้องให้พนักงานส่งใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่มีคุณสมบัติในการชำระเงินคืน แผนการชำระเงินคืนที่ไม่รับผิดชอบจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นต้องมีใบเสร็จแม้ว่าพนักงานจะต้องประกาศค่าใช้จ่ายเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่เขาหรือเธอจะได้รับเงินคืน ตัวอย่างเช่นพนักงานที่พาลูกค้าออกไปทานอาหารค่ำจะต้องแสดงใบเสร็จรับเงินสำหรับมื้ออาหารเพื่อชดเชยค่าใช้จ่าย ในเวลาเดียวกันหากพนักงานใช้ยานพาหนะส่วนตัวของเขาหรือเธอในการทำงานให้เสร็จในนามของนายจ้างเขาหรือเธอจะส่งไมล์สะสมทั้งหมดที่ใช้ไปโดยปกติจะอยู่ในบัตรกำนัลค่าใช้จ่ายหรือใบเรียกร้องค่าใช้จ่าย นายจ้างจะกำหนดจำนวนเงินที่จะจ่ายคืนตามกฎระเบียบและแนวทางปฏิบัติที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
ในแง่ของการหักภาษีพนักงานที่มีส่วนร่วมในแผนการชำระเงินคืนจะไม่ได้รับอนุญาตให้เรียกร้องค่าใช้จ่ายที่ได้รับการชดเชยเป็นการหักจากการขอคืนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา นายจ้างสามารถเรียกร้องค่าใช้จ่ายที่ได้รับคืนเป็นเงินหักภายใต้บทบัญญัติที่มีอยู่ในกฎหมายภาษีที่มีอยู่ในเขตอำนาจศาลที่ บริษัท ตั้งอยู่ ในบางประเทศพนักงานอาจต้องประกาศการชำระเงินคืนบางรูปแบบเป็นรายได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์เช่นระยะที่ไม่มีการบันทึกค่าใช้จ่ายนอกกระเป๋า
ค่าใช้จ่ายที่หลากหลายอาจครอบคลุมในแผนการชำระเงินคืน พนักงานที่เดินทางเป็นส่วนหนึ่งของงานมักได้รับอนุญาตให้ส่งค่าใช้จ่ายเช่นตั๋วเครื่องบินที่พักรถเช่าและค่าอาหารคืนเงิน พนักงานอาจได้รับค่าชดเชยสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นขณะทำงานในโครงการพิเศษสำหรับ บริษัท เช่นการให้บริการในฐานะตัวแทนของธุรกิจในงานท้องถิ่น บ่อยครั้งที่กฎระเบียบของรัฐบาลกำหนดขอบเขตของสิ่งที่ถือเป็นค่าใช้จ่ายคืนเงินและสิ่งที่จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนเพื่อให้นายจ้างเรียกร้องค่าใช้จ่ายคืนเงินเมื่อยื่นแบบแสดงรายการภาษี โดยทั่วไปแล้วกฎระเบียบเหล่านี้จะกำหนดนโยบายและขั้นตอนภายในที่ธุรกิจใช้ในการจัดโครงสร้างและดำเนินการตามแผนชำระเงินคืน
