เรียกอีกอย่างว่าจดหมายการโอนเงินหรือจดหมายผ่านแดนจดหมายการโอนเงินเป็นเอกสารที่แนบมากับการชำระเงิน วัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือเพื่ออ้างอิงถึงเหตุผลในการชำระเงินหรือการโอนเงินรวมถึงให้ข้อมูลอื่น ๆ ที่จะช่วยเจ้าหนี้ในการบันทึกการรับชำระเงินอย่างถูกต้อง ในขณะที่เนื้อหาที่แน่นอนของตัวอักษรจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของการจัดการธุรกิจและประเพณีท้องถิ่น แต่มีรายละเอียดพื้นฐานบางอย่างที่ถือว่าจำเป็นสำหรับจดหมายการขนส่งที่เขียนขึ้นอย่างดี
จดหมายการโอนเงินทุกชนิดจะมีข้อมูลพื้นฐานสามส่วน จดหมายจะระบุผู้ส่งซึ่งมักจะรวมถึงชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของลูกหนี้ นอกจากข้อมูลการติดต่อของผู้ส่งแล้วยังมีการอ้างอิงชื่อและที่อยู่ของเจ้าหนี้ด้วย ในที่สุดจำนวนของการชำระเงินที่แนบมาจะรวมอยู่ในเนื้อหาของจดหมาย
ข้อมูลประเภทอื่น ๆ อาจรวมอยู่ในข้อความของจดหมายการโอนเงิน ในหลายพื้นที่รวมถึงหมายเลขบัญชีของลูกหนี้ถือว่ามีความเหมาะสมพร้อมอ้างอิงหมายเลขใบแจ้งหนี้ใด ๆ ที่ควรใช้การชำระเงิน อาจมีการอ้างอิงถึงสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าซื้อหรือมีการระบุวันที่เมื่อถึงกำหนดส่งใบแจ้งหนี้
รูปแบบโดยรวมสำหรับจดหมายการโอนเงินนั้นสั้นและตรงประเด็น บ่อยครั้งที่จดหมายเริ่มต้นด้วยวันที่ของการติดต่อทางจดหมายตามด้วยชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้รับ การใช้คำทักทายง่ายๆผู้ส่งรายละเอียดในหนึ่งหรือสองย่อหน้าเหตุผลในการชำระเงินและข้อมูลใด ๆ ที่จะช่วยให้ผู้รับใช้การชำระเงินอย่างถูกต้อง การปิดมาตรฐานดังต่อไปนี้พร้อมกับลายเซ็นต์ของผู้ส่ง หากที่อยู่ทางไปรษณีย์สำหรับผู้ส่งรวมอยู่ในจดหมายโดยปกติจะปรากฏขึ้นหลังลายเซ็นต์ท้ายเอกสาร
ในขณะที่จดหมายการโอนเงินมักใช้ในสถานการณ์ธุรกิจที่เป็นทางการเช่นเมื่อธนาคารหนึ่งถูกส่งต่อเช็คไปยังธนาคารอื่นการติดต่อในรูปแบบนี้ส่วนใหญ่จะถูกแทนที่ด้วยสิ่งที่เรียกว่า สลิปการโอนเงิน สลิปเป็นเพียงส่วนที่เจาะรูของใบแจ้งหนี้ที่สามารถนำออกและส่งคืนพร้อมการชำระเงินได้ ข้อมูลเช่นหมายเลขบัญชีและวันที่ครบกำหนดจะถูกพิมพ์ล่วงหน้าไว้บนสลิปทำให้ผู้ส่งไม่จำเป็นต้องอ้างอิงข้อมูลนั้น โดยปกติจะมีช่องว่างบนสลิปเพื่อให้ผู้ส่งเขียนข้อมูลเช่นหมายเลขเช็คหรือวันที่ชำระเงิน
