คำแถลงเงื่อนไขเป็นเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นบทสรุปของฐานะทางการเงินโดยรวมของธุรกิจหรือนิติบุคคลอื่น คำสั่งมักจะแบ่งออกเป็นสองส่วนทำให้มันค่อนข้างง่ายที่จะเปรียบเทียบสินทรัพย์หมุนเวียนที่เป็นเจ้าของกับจำนวนของหนี้สินที่ค้างชำระใด ๆ ในหลาย ๆ ด้านงบแสดงสภาพดูเหมือนกับงบดุลมาตรฐานที่เก็บไว้ในบันทึกทางบัญชีและบางครั้งก็ถือว่าไม่มีอะไรมากไปกว่างบดุลเวอร์ชันที่แตกต่างกันเล็กน้อย
วัตถุประสงค์ของคำแถลงเงื่อนไขคือการสร้างเอกสารเชิงรุกที่ทำให้สามารถตรวจสอบมูลค่าสุทธิของ บริษัท หรือองค์กรได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้งานนี้สำเร็จลุล่วงส่วนแรกของเอกสารจะมุ่งเน้นไปที่ทรัพย์สินที่เป็นเจ้าของทั้งหมดในปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงอสังหาริมทรัพย์ประเภทต่าง ๆ รวมถึงอาคารสำนักงานโรงงานผลิตหรือแม้แต่ที่ดินที่ยังไม่ได้พัฒนา สินทรัพย์อื่น ๆ เช่นหลักทรัพย์และยอดเงินสดคงเหลือในบัญชีต่าง ๆ ก็แสดงไว้เช่นกัน โดยพื้นฐานแล้วสินทรัพย์ใด ๆ ที่สามารถแปลงเป็นเงินสดได้อย่างง่ายดายจะรวมอยู่ในสินค้าคงคลังของสินทรัพย์ที่มีประสิทธิผล
ในส่วนที่สองของข้อความแสดงเงื่อนไขหนี้สินที่ค้างชำระทั้งหมดจะแสดงรายการ ซึ่งอาจรวมถึงการจำนองสินเชื่อธุรกิจส่วนของผู้ถือหุ้นหรือหนี้สินประเภทอื่นใดที่กิจการรับผิดชอบในการชำระคืนในอนาคต เมื่อสร้างบัญชีรายชื่อที่สมบูรณ์แล้วมันเป็นเรื่องง่ายที่จะเปรียบเทียบจำนวนของสินทรัพย์กับของหนี้สินและกำหนดมูลค่าสุทธิขององค์กร
บางครั้งต้องมีคำแถลงเงื่อนไขเมื่อธุรกิจต้องการเงินกู้บางประเภทหรือเมื่อมีการพูดคุยเกี่ยวกับการควบรวมกิจการกับ บริษัท อื่น รายการโฆษณาแต่ละรายการที่อยู่ในคำแถลงนั้นได้รับการสำรองข้อมูลตามเอกสารที่พบในบันทึกทางบัญชีที่จัดทำโดยองค์กรทำให้ง่ายมากที่จะตรวจสอบรูปที่อยู่ในสินทรัพย์หรือหนี้สิน ในแง่นี้คำแถลงสภาพมีจุดประสงค์เดียวกันกับงบดุล
ธุรกิจบางแห่งจะรวบรวมคำแถลงเงื่อนไขเป็นระยะเพื่อให้ได้ภาพรวมอย่างรวดเร็วของสถานะทางการเงินปัจจุบันของ บริษัท โดยการตรวจสอบรายละเอียดของสินทรัพย์และเปรียบเทียบกับหนี้สินเจ้าของธุรกิจสามารถตรวจสอบว่า บริษัท ดูเหมือนว่าจะสูญเสียพื้นดินการรักษาสถานะหรือภายใต้ช่วงเวลาของการเจริญเติบโต ในกรณีที่รายละเอียดที่รวมอยู่ในคำสั่งระบุว่าธุรกิจมีความนิ่งหรือเริ่มมีการลดลงของมูลค่าสุทธิการตรวจสอบข้อมูลทำให้สามารถเริ่มต้นระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงสภาพนั้นในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีที่กำลังจะมาถึง
