ข้อมูลการบัญชีเป็นเนื้อความของเอกสารทางการเงินที่อยู่หลังงบบัญชี ผู้คนใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อจัดทำงบการเงินและการประกาศและผู้ตรวจสอบสามารถตรวจสอบเพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อความ ผู้ที่มีข้อพิพาทเกี่ยวกับบัญชีของพวกเขากับธนาคารหรือ บริษัท สามารถขอดูข้อมูลการบัญชีเพื่อกำหนดว่า บริษัท มาถึงข้อสรุปหรือยอดคงเหลือที่กำหนดได้อย่างไร ข้อมูลนี้อยู่ภายใต้หมายศาลในกรณีที่คนสงสัยว่ามีการทำผิดกฎหมายเป็นผู้รับผิดชอบต่อปัญหาการบัญชี
บาง บริษัท เก็บรักษาข้อมูลบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ บุคลากรในฝ่ายบัญชีเข้าสู่กิจกรรมทางการเงินในระบบอิเล็กทรอนิกส์และระบบอาจพบกิจกรรมอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นเมื่อมีคนกวาดบัตรเดบิตที่ร้านขายของชำสัญญาณจะเดินทางไปยังระบบบัญชีของธนาคารและการปรับอัตโนมัติจะเกิดขึ้นเพื่อสะท้อนการซื้อ อาจมีสำเนาเอกสารสำรองอิเล็กทรอนิกส์
ข้อมูลการบัญชีอื่นมีอยู่ในรูปแบบกระดาษ ซึ่งอาจรวมถึงสมุดเช็คส่วนตัวใบเสร็จรับเงินและอื่น ๆ บริษัท ที่มีระเบียนกระดาษเก็บไว้ในที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันการสูญเสียและอาจทำสำเนาเพื่อการอ้างอิงและความสะดวกสบายเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เมื่อพวกเขาต้องการ บางครั้งอาจมีการดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อทำให้ข้อมูลนี้เป็นดิจิตอลเพื่อให้สะดวกและง่ายต่อการเข้าถึงและบางบันทึกเก่าอาจถูกเก็บไว้ในไมโครฟิล์มหรือในรูปแบบเอกสารสำคัญอื่น ๆ เนื่องจากเอกสารต้นฉบับไม่สามารถใช้ได้อีกต่อไป
กฎหมายกำหนดให้คนเก็บข้อมูลทางบัญชีในช่วงเวลาที่กำหนดเช่นเจ็ดปี หลังจากช่วงเวลานี้คนอาจเลือกที่จะทำลายหรือทำลายบันทึกทางการเงินเก่า ๆ แม้ว่าหลาย ๆ บริษัท จะเลือกเก็บไว้เพราะมันอาจมีประโยชน์ในอนาคตสำหรับการตรวจสอบรายงานการเปรียบเทียบและกิจกรรมอื่น ๆ คนเช่นผู้ตรวจสอบภาษีและหน่วยงานกำกับดูแลสามารถขอข้อมูลการบัญชีแบบเต็มหากพวกเขามีความกังวลเกี่ยวกับงบการเงินและต้องการตรวจสอบข้อมูลด้วยตนเอง
เมื่อตรวจสอบข้อมูลการบัญชีผู้คนให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับความแตกต่างที่ชัดเจนหรือรายการที่สับสน ซึ่งอาจรวมถึงหลักฐานของข้อมูลที่หายไปเอกสารบนกระดาษที่ไม่ตรงกับข้อความที่ทำไว้และสัญญาณอื่น ๆ ของการกระทำผิดหรือข้อผิดพลาด เมื่อมีคนต้องตรวจสอบข้อมูลบัญชีจำนวนมากทีมงานอาจมีส่วนร่วมเพื่อตรวจสอบข้อมูลรวมถึงตรวจสอบงานของผู้อื่นซ้ำซ้อนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดหลุดรอดจากกิจกรรมการตรวจสอบของพวกเขา
