ธุรกิจหลายประเภทจัดการกิจการของพวกเขาโดยการรักษาบัญชี เหล่านี้รวมถึงธนาคาร บริษัท บัตรเครดิตและ บริษัท ยูทิลิตี้ บัญชีที่ธุรกิจเหล่านี้ดูแลเป็นไฟล์ส่วนบุคคล ในการแยกความแตกต่างหนึ่งไฟล์จากอีกไฟล์หนึ่งโดยทั่วไปแต่ละไฟล์จะได้รับหมายเลขบัญชีเพื่อระบุ
หมายเลขบัญชีโดยทั่วไปมีประโยชน์อย่างมากและเป็นเครื่องมือจัดการไฟล์ที่มีประสิทธิภาพ หากบุคคลไปที่ธนาคารเพื่อเปิดบัญชีตรวจสอบเธอควรได้รับหมายเลขบัญชีตรวจสอบ หมายเลขนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมของลูกค้าโดยเฉพาะ หากเธอต้องการทำการฝากเงินเธอจะใช้หมายเลขบัญชีของเธอเพื่อให้สามารถนำเงินไปให้เธอและไม่ให้กับคนอื่น หากเธอต้องการถอนเงินเธอจะต้องมีหมายเลขบัญชีของเธอเพื่อให้แน่ใจว่าเธอไม่ได้รับเงินที่ไม่ได้เป็นของเธอ
บริษัท ที่จัดการไฟล์ลูกค้าโดยใช้หมายเลขบัญชีมักพบว่าง่ายที่สุดในการระบุไฟล์ลูกค้าโดยใช้หมายเลขนี้ ตัวอย่างเช่นชื่อสามารถสร้างปัญหาได้เนื่องจากอาจมีหลายคนที่มีชื่อเดียวกัน อย่างไรก็ตามหมายเลขบัญชีควรไม่ซ้ำกัน หมายเลขบัญชีซ้ำภายใน บริษัท นั้นเป็นความผิดพลาดและสามารถสร้างปัญหามากมาย
หมายเลขบัญชีสามารถเป็นตัวเลขได้อย่างสมบูรณ์หรืออาจเป็นตัวเลขและตัวอักษร โดยทั่วไปแต่ละ บริษัท สามารถตัดสินใจได้ว่าจะจัดรูปแบบหมายเลขบัญชีของตนอย่างไร โดยทั่วไปธุรกิจจะจัดโครงสร้างตัวเลขเหล่านี้เพื่อให้หมายเลขบัญชีจาก บริษัท อื่นไม่สามารถเข้าใจผิดได้ด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่นธนาคารควรสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นหากลูกค้าใช้หมายเลขบัญชีบัตรเครดิต
ขึ้นอยู่กับประเภทของบัญชีอาจมีความเสี่ยงสูงที่เกี่ยวข้องกับการสูญเสียหรือแบ่งปันหมายเลขบัญชี มีเหตุผลมากมายสำหรับเรื่องนี้ เหตุผลหลักคือไฟล์ของลูกค้ามักจะมีข้อมูลที่เป็นความลับเช่นหมายเลขประจำตัวข้อมูลเครดิตและที่อยู่บ้านของเธอ อีกเหตุผลหนึ่งที่การปกป้องหมายเลขบัญชีมีความสำคัญเนื่องจากถ้าคนแปลกหน้าได้รับหมายเลขพวกเขาอาจเข้าถึงทรัพยากรของบุคคลเช่นการเงินของเธอ
เนื่องจากหลาย ๆ บริษัท ใช้หมายเลขบัญชี บริษัท ส่วนใหญ่พยายามทำให้สะดวกในการจัดการลูกค้า พวกเขาทำสิ่งนี้โดยรวมหมายเลขบัญชีของลูกค้าแต่ละรายในใบแจ้งยอดและใบเรียกเก็บเงินที่ส่งถึงพวกเขา จำนวนมักจะถูกพิมพ์ลงบนแต่ละเช็คเมื่อบุคคลมีบัญชีตรวจสอบ ธุรกิจบางแห่งออกบัตรให้กับลูกค้าแต่ละรายที่มีหมายเลขเฉพาะของเธอ
