แผนรับผิดชอบคือกลไกในการคืนเงินให้แก่พนักงานที่มีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับงาน หากแผนนั้นได้รับการจัดการอย่างเหมาะสมจะมีการจัดการในรูปแบบพิเศษสำหรับภาษี สำหรับนายจ้างและลูกจ้างมีข้อได้เปรียบที่แตกต่างกันในการตั้งค่าการชำระเงินคืนภายใต้แผนรับผิดชอบ อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญที่ควรระวังคือค่าใช้จ่ายที่เรียกร้องภายใต้แผนดังกล่าวอาจมีการตรวจสอบเนื่องจากหน่วยงานด้านภาษีต้องระมัดระวังเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ใช้สำหรับการหักภาษี
ภายใต้แผนรับผิดชอบเมื่อพนักงานใช้จ่ายเงินในอุปกรณ์และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงานและนายจ้างจ่ายเงินให้พวกเขาเงินจะไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของรายได้ของพนักงานและพนักงานไม่ต้องจ่ายภาษี นายจ้างถือว่าค่าใช้จ่ายเป็นการลดภาษี สำหรับทั้งสองฝ่ายข้อตกลงนี้มีประโยชน์มาก หากไม่มีแผนรับผิดชอบนายจ้างจะต้องปฏิบัติต่อการชำระเงินคืนเป็นค่าจ้างเพื่อจุดประสงค์ด้านภาษีและพนักงานจะต้องจ่ายภาษีให้กับพวกเขา
ต้องมีคุณลักษณะสามประการสำหรับสิ่งที่จะเป็นแผนรับผิดชอบ ประการแรกคือพนักงานจะต้องได้รับการชดเชยค่าใช้จ่ายที่อนุญาต การจ่ายเงินสำหรับห้องพักของโรงแรมในระหว่างการประชุมจะเป็นตัวอย่างของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกกฎหมาย การซื้อบัตรเข้าชมการเล่นในระหว่างการประชุมจะไม่นับรวมอยู่ในแผนรับผิดชอบเว้นแต่จะต้องเข้าร่วมการแข่งขันด้วยเหตุผลการทำงาน
จะต้องมีวิธีการในการบันทึกและรายงานค่าใช้จ่ายภายใต้แผนรับผิดชอบ ซึ่งรวมถึงการส่งใบเสร็จรับเงินและงบค่าใช้จ่ายที่มีการบันทึกอย่างรอบคอบบันทึกระยะทางจัดทำใบแจ้งยอดบัตรเครดิตเพื่อแสดงให้เห็นว่าบัตรเครดิตใดที่ใช้ชำระค่าใช้จ่ายและอื่น ๆ ในที่สุดหากนายจ้างได้รับเงินชดเชยส่วนเกินเช่นหากพนักงานได้รับเงินสดล่วงหน้าก่อนการเดินทางจะต้องคืนเงินพิเศษตามเวลาที่กำหนด เอกสารที่พนักงานเก็บไว้ควรแสดงให้เห็นว่าเงินเหลืออยู่
โดยพื้นฐานแล้วแผนการใช้จ่ายนอกกระเป๋าถือเป็นไปตามกฎเดียวกันที่ผู้คนต้องปฏิบัติตามเมื่อหักค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นการส่วนตัว ค่าใช้จ่ายจะต้องถูกต้องตามกฎหมายและมีเอกสารพร้อมข้อมูลที่ชัดเจนแสดงว่าที่ไหนอย่างไรและทำไมเงินถูกใช้ไป หน่วยงานด้านภาษีสามารถเลือกที่จะตรวจสอบข้อมูลนี้และพวกเขาอาจตัดสินใจว่าค่าใช้จ่ายที่อ้างสิทธิ์บางส่วนนั้นไม่ถูกกฎหมายและไม่ควรจำแนกตามแผนที่รับผิดชอบ ผู้คนสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาด้านเอกสารและลดความเสี่ยงในการตรวจสอบโดยการปรึกษากับนักบัญชีเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่อนุญาต
