บันทึกทางบัญชีเป็นส่วนของข้อมูลที่เพิ่มลงในงบการเงินเพื่อชี้แจงหรือขยายความเพื่อประโยชน์ของผู้อ่าน บันทึกทางบัญชีสามารถจัดรูปแบบและนำเสนอได้หลายวิธี ซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่มีระบบสำหรับป้อนบันทึกบัญชีและผู้ใช้สามารถป้อนบันทึกในบัญชีแยกประเภทและบันทึกอื่น ๆ ที่เก็บรักษาด้วยมือ หากมีบันทึกทางบัญชีเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบบันทึกเหล่านี้เมื่อตรวจสอบบันทึกทางบัญชีเนื่องจากอาจมีการให้ข้อมูลที่สำคัญ
รูปแบบพื้นฐานสำหรับการเก็บบันทึกบัญชีมีความเข้มงวดพอสมควร สิ่งนี้สามารถสร้างสถานการณ์ที่มีข้อมูลที่จำเป็น แต่ไม่มีที่ให้สะดวก ในกรณีเหล่านี้มีการใช้บันทึกทางบัญชีเพื่อให้ข้อมูลในลักษณะที่ผู้อ่านจะเข้าใจ บันทึกเหล่านี้จะถูกนำเสนอพร้อมกับส่วนที่เหลือของบัญชีเพื่อให้สามารถพิจารณาได้โดยคนที่ตรวจสอบบัญชี
บันทึกทางบัญชีสามารถให้ข้อมูลเชิงบริบทที่ทำให้รายการบัญชีเข้าใจได้ง่ายขึ้น มันอาจอธิบายหรือขยายข้อมูลบางส่วนเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจว่าทำไมมันถึงรวมอยู่ด้วยและวิธีที่นักบัญชีมาถึงหมายเลขที่กำหนด นอกจากนี้ยังสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในแง่ที่อาจส่งผลกระทบต่อรายการทางบัญชี เมื่อสร้างรายการบัญชีผู้คนจะตัดสินใจว่าข้อมูลเพิ่มเติมนั้นเกี่ยวข้องหรือมีความสำคัญหรือไม่และสามารถเลือกที่จะเพิ่มบันทึกทางบัญชีเพื่อสื่อสารข้อมูลนั้นได้ตามต้องการ
การใช้บันทึกทางบัญชีอื่นสามารถอยู่ในระบบบัญชีที่ใช้โดย บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีคนจำนวนมากเข้าถึงบันทึกและต้องการสื่อสารข้อมูล บันทึกสามารถใช้เพื่อติดตามการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าหรือ บริษัท ที่เฉพาะเจาะจงและเพื่อให้ข้อมูลพื้นฐานที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับคนในแผนกอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นบันทึกลูกค้าอาจรวมถึงบันทึกทางบัญชีที่ระบุว่าลูกค้ากำลังทำงานในแผนการชำระเงินเพื่อรับข้อมูลปัจจุบันหรือบัญชีส่วนหนึ่งของบัญชีลูกค้านั้นได้รับการอภัยและไม่ถือว่าค้างชำระอีกต่อไป
บางครั้งรายการบัญชีถูกทำเครื่องหมายด้วยหมายเลขตัวยกขนาดเล็กที่สอดคล้องกับเชิงอรรถที่อยู่ด้านล่างหรือท้ายของรายงาน ในกรณีอื่นบันทึกทางบัญชีอาจถูกป้อนในบรรทัดเดียวกันกับรายการเพื่อให้ง่ายต่อการมองเห็น บันทึกทางบัญชียังสามารถให้บริบททางประวัติศาสตร์ที่เป็นประโยชน์ นักประวัติศาสตร์ได้รับประโยชน์จากบัญชีแยกประเภททางบัญชีมากกว่าบันทึกทางบัญชีแบบสั้น
