เพื่อวัตถุประสงค์ในการทำบัญชีลูกหนี้หมายถึงจำนวนเงินค้างชำระที่ยังไม่ได้ชำระให้กับลูกค้าโดยธุรกิจสำหรับบริการที่อาจได้รับจาก บริษัท หรือสำหรับสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ที่อาจมีการแลกเปลี่ยนระหว่าง ทั้งสองฝ่ายให้เครดิต ตามปกติแล้วคำว่าบัญชีดังกล่าวจะถูกระบุว่าเป็นสินทรัพย์ของ บริษัท ซึ่งเป็นหนี้เงินตามความจริงที่ว่ามีการสรุปการขาย บริษัท ได้ทำส่วนของตนแล้วและการดำเนินการทางด้านซ้ายเพียงอย่างเดียวสำหรับลูกค้า จ่าย. นี่คือที่ปัญหามักจะนำไปสู่สถานการณ์ที่สินทรัพย์ควรกลายเป็นความรับผิดชอบสำหรับ บริษัท ที่คาดหวังการชำระเงิน ดังนั้นความรับผิดของลูกหนี้จึงเกิดขึ้นเมื่อลูกหนี้เปลี่ยนจากสินทรัพย์เป็นหนี้สินสำหรับ บริษัท ที่คาดว่าจะได้รับชำระเงิน
เวลาส่วนใหญ่ธุรกิจดำเนินการบริการหรือขายสินค้าให้กับลูกค้าของพวกเขาโดยไม่ต้องชำระเงินทันทีตามสัญญาของผู้ซื้อที่จะจ่ายในวันที่ระบุไว้และเป็นไปตามแผนการชำระเงินที่จัดตั้งขึ้น ในตัวอย่างเช่นเงินนี้ที่ บริษัท คาดหวังจะถูกระบุว่าเป็นสินทรัพย์ในงบดุลเนื่องจากเป็นรายได้ที่คาดหวัง อย่างไรก็ตามสินทรัพย์เดียวกันนี้อาจกลายเป็นความรับผิดของบัญชีลูกหนี้เมื่อลูกค้าไม่ชำระเงินล้มเหลวในการชำระเงินตามแผนหรือประกาศล้มละลาย สาเหตุที่มีการตั้งชื่อภาระหนี้สินของลูกหนี้เป็นผลมาจากความจริงที่ว่าการผิดนัดชำระในส่วนของลูกค้าหรือลูกค้าอาจก่อให้เกิดปัญหาทางการเงินของ บริษัท และวิธีการดำเนินงานของ บริษัท แม้ว่าลูกค้าจะชำระคืนเงินในลักษณะที่จะนำไปสู่การสูญเสียให้กับ บริษัท หรือการลดลงอย่างรุนแรงในอัตรากำไรที่คาดการณ์ไว้ก่อนหน้าบัญชีดังกล่าวกลายเป็นหนี้สินบัญชีลูกหนี้
สาเหตุส่วนหนึ่งที่ทำให้เงินอาจถูกระบุว่าเป็นความรับผิดของลูกหนี้เมื่อมีการชำระคืนในลักษณะที่ไม่สอดคล้องกันอาจเป็นเพราะค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากธุรกิจในการพยายามรับเงินจากลูกค้า บางส่วนของค่าใช้จ่ายเหล่านี้รวมถึงการจัดสรรทรัพยากรเพื่อติดตามลูกค้าและเตือนหรือติดตามกับเขาหรือเธออย่างต่อเนื่องหรืออาจเกิดขึ้นจากการมอบหมายบัญชีที่ค้างชำระให้กับหน่วยงานเรียกเก็บเงิน ธุรกิจมักจะไม่เน้นด้านการเงินอย่างรุนแรงเกินไปในการเสนอราคาเพื่อรักษาความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่พวกเขาดำเนินการบริการนำไปสู่ค่าเริ่มต้นในส่วนของลูกค้า
