โดยทั่วไประบบบัญชีมาตรฐานจะใช้ชุดบัญชีแยกประเภทและสมุดรายวันเพื่อเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางธุรกิจ บัญชีแยกประเภทบัญชีลูกหนี้คือบัญชีการบัญชีหนึ่งที่อยู่ภายใต้บัญชีการควบคุม บัญชีลูกหนี้แสดงรายชื่อลูกค้าทั้งหมดที่เป็นหนี้เงิน บริษัท สำหรับการซื้อครั้งก่อน บัญชีแยกประเภทลูกหนี้การค้าเก็บข้อมูลเฉพาะสำหรับลูกค้าเหล่านี้แต่ละราย ข้อมูลในบัญชีแยกประเภทย่อยแต่ละ บริษัท จะเกี่ยวข้องกับลูกค้ารายเดียวและโดยทั่วไปจะเก็บข้อมูลไว้เพื่อเริ่มต้นความสัมพันธ์ของลูกค้ากับ บริษัท
บัญชีควบคุมสำหรับบัญชีแยกประเภทบัญชีย่อยของลูกหนี้มักเป็นบัญชีหลักของบัญชีลูกหนี้ บัญชีหลักเป็นเพียงยอดรวมยอดคงค้างทั้งหมดในบัญชีแยกประเภทย่อยแต่ละ บริษัท ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท มีลูกค้า 100 รายที่เป็นหนี้ลูกค้าแต่ละรายมีบัญชีลูกหนี้ที่ระบุจำนวนเงินปัจจุบันที่ลูกค้าค้างชำระ บัญชีหลักจะนำยอดคงเหลือแต่ละรายการมารวมกันและนำมารวมกันเป็นหนึ่งหมายเลขที่เข้าสู่งบดุลของ บริษัท ข้อมูลน้อยลงในบัญชีการควบคุมหลักในบัญชีการบัญชีมากกว่าที่อยู่ในบัญชีแยกประเภทย่อย
บัญชีแยกประเภทบัญชีลูกหนี้อาจมีลักษณะเฉพาะสำหรับแต่ละ บริษัท ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ไม่มีชุดข้อมูลเฉพาะที่ต้องมีในบัญชีแยกประเภทย่อยเว้นแต่ว่ามีมาตรฐานการบัญชีบางแห่งที่มีอยู่สำหรับการปฏิบัติทางบัญชีนี้ บริษัท สามารถสร้างข้อมูลที่เหมาะสมกับความต้องการของผู้ที่ตรวจสอบข้อมูลนี้ได้ดีที่สุด ในบางกรณีข้อมูลบางอย่างอาจจำเป็นในบัญชีแยกประเภทบัญชีลูกหนี้ตามที่ บริษัท บัญชีสาธารณะร้องขอ บริษัท บัญชีสาธารณะมีแนวโน้มที่จะให้คำแนะนำสำหรับการตั้งค่าบัญชีแยกประเภทย่อยดังนั้นแต่ละ บริษัท อยู่ภายใต้กฎหมายการปฏิบัติตามกฎระเบียบบางอย่างในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับบัญชีลูกหนี้บัญชีแยกประเภทย่อยคือค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ บัญชีนี้แสดงให้เห็นถึงบุคคลทุกคนที่ชำระยอดหนี้คงค้างของบัญชีคงค้างเดิม บัญชีแยกประเภทย่อยนี้รองลดยอดสินทรัพย์ของบัญชีหลักลูกหนี้ ขึ้นอยู่กับนโยบายการบัญชีของ บริษัท งบดุลอาจแสดงความแตกต่างระหว่างบัญชีลูกหนี้หลักและค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญทั้งหมด การเปิดเผยอาจจำเป็นเพื่อแจ้งให้ผู้มีส่วนได้เสียทราบเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ บริษัท ไม่คาดว่าจะได้รับจากการขายครั้งก่อน เงินจำนวนนี้ส่งผลให้เงินสดสูญเสียค่าใช้จ่าย
