หนี้สินค้างจ่ายเป็นหนี้ที่บุคคลหรือ บริษัท ได้มาซึ่งยังไม่ได้จดทะเบียนในบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ความรับผิดหมายถึงหนี้หรือภาระผูกพัน หนี้สินมักเป็นไปตามปกติ แต่ไม่เสมอไป
เมื่อ บริษัท ทำงบดุลในการบัญชี บริษัท จะแสดงรายการสินทรัพย์และหนี้สินของ บริษัท สินทรัพย์หมายถึงสิ่งที่ บริษัท มีซึ่งมีมูลค่าเช่นสินค้าและเงินที่เป็นหนี้กับ บริษัท หนี้สินหมายถึงหนี้สินและภาระผูกพันที่ บริษัท มีเช่นเจ้าหนี้ เพื่อกำหนดมูลค่าของ บริษัท หนี้สินจะถูกหักออกจากสินทรัพย์
งบดุลได้รับการอัพเดทตามงวด บริษัท ส่วนใหญ่อัพเดตงบดุลหนึ่งครั้งต่อเดือน อัปเดตงบดุลบางรายการเป็นรายไตรมาสหรือทุกๆสี่เดือน ก่อนที่จะอัพเดทงบดุล บริษัท สามารถก่อให้เกิดหนี้สินได้ ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจซื้อเครดิตจากซัพพลายเออร์ การซื้อและหนี้สินที่เกิดขึ้นนี้เป็นความรับผิดของ บริษัท ที่มีอยู่ แต่ยังไม่ได้ป้อนในงบดุล
หนี้สินค้างจ่ายเป็นคำที่ใช้อ้างถึงการซื้อทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างเวลาที่มีการอัพเดทงบดุล มีการพิจารณาหนี้สินที่เกิดขึ้นเนื่องจากเงินค้างชำระ แต่ยังไม่ได้ผ่านรายการ หนี้สินที่เกิดขึ้นทั้งหมดในช่วงระยะเวลา - ตัวอย่างเช่นเดือนหรือไตรมาสจะถูกเพิ่มลงในงบดุลในเวลาเดียวกัน
หนี้สินค้างจ่ายอาจเกิดขึ้นเป็นประจำเช่นทุกเดือนหรือทุกไตรมาส หนี้สินและภาระผูกพันที่เกิดขึ้นจะถูกจัดประเภทเป็นหนี้สินคงค้าง โดยทั่วไปจะมีการกำหนดงบประมาณสำหรับและที่คาดการณ์ไว้
บริษัท หรือบุคคลอาจมีค่าใช้จ่ายที่ผิดปกติไม่ซ้ำหรือไม่คาดคิด หาก บริษัท จ่ายค่าใช้จ่ายเป็นเครดิต บริษัท ก็จะถือว่าเป็นหนี้สินค้างจ่ายเช่นกัน โดยทั่วไปแล้วจะเรียกว่าหนี้สินค้างจ่ายที่ไม่ใช่งานประจำหรือหนี้สินค้างจ่ายไม่บ่อย
หนี้สินจะยังคงอยู่ในรายการบัญชีเจ้าหนี้จนกว่าจะชำระหนี้ครบถ้วนหรือหนี้สินเป็นที่พอใจ การดำเนินการนี้อาจใช้เวลานานขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของการจัดการสินเชื่อ ดังนั้นความรับผิดที่เกิดขึ้นจะยังคงอยู่ในงบดุลของ บริษัท เป็นเวลานานหลังจากการซื้อครั้งแรกจนกว่าจะชำระเต็มจำนวน
