ค่าเผื่อหนี้สูญคืออะไร?

หรือที่เรียกว่าค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเป็นข้อกำหนดทางบัญชีที่ทำให้ธุรกิจสามารถดูดซับรายได้จำนวนหนึ่งที่ยังคงค้างชำระจากใบแจ้งหนี้ที่ส่งถึงลูกค้าหรือจากการปล่อยสินเชื่อในอดีตที่กิจการออกให้ แนวคิดของการตั้งค่าเผื่อประเภทนี้คือการสร้างเบาะเล็ก ๆ ที่ช่วยลดผลกระทบของหนี้ที่ไม่ได้ชำระต่อความเป็นอยู่ทางการเงินของ บริษัท ทั้งธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่ให้ค่าเผื่อนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบัญชีที่กำลังดำเนินอยู่

ในหลายกรณีธุรกิจจะกำหนดจำนวนค่าเผื่อหนี้สูญโดยพิจารณาจากจำนวนลูกหนี้เฉลี่ยที่ดำเนินการในแต่ละเดือน ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท มักจะมีลูกหนี้เฉลี่ยในแต่ละเดือนของ $ 500,000 ในสกุลเงินดอลลาร์สหรัฐ (USD) การตั้งค่าเผื่ออาจอยู่ที่ประมาณ 5% หรือ $ 25,000 USD ปัจจัยอื่น ๆ อาจนำมาพิจารณาเช่นอายุเฉลี่ยของใบแจ้งหนี้ลูกค้า หากลูกค้ารายใหญ่จำนวนหนึ่งจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้ระหว่างหกสิบถึงเก้าสิบวันมากกว่าในช่วงสามสิบถึงสี่สิบห้าวันอาจส่งผลกระทบต่อเปอร์เซ็นต์ที่ใช้ในการคำนวณค่าเผื่อ

ไม่ว่าจำนวนเงินค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญนั้นยังถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของลูกหนี้และถูกบันทึกไว้ในบัญชีส่วนนั้น อย่างไรก็ตามธุรกิจจะพยายามเก็บยอดเงินจำนวนนั้นไว้ในบัญชีปฏิบัติการเสมอ หากสถานการณ์เลวร้ายที่สุดเกิดขึ้นและจำนวนเงินรวมของค่าเผื่อทั้งหมดจะไม่ถูกรวบรวมในเดือนที่กำหนดความสามารถของ บริษัท ในการเคารพภาระหนี้ของตัวเองยังคงไม่ได้รับผลกระทบ ซึ่งหมายความว่าการตั้งค่าเผื่อหนี้สูญมีหน้าที่คล้ายกับกรณีฉุกเฉินหรือกองทุนฉุกเฉินที่ตั้งไว้เป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณครัวเรือน

การดำเนินงานด้วยค่าเผื่อหนี้สูญเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับธุรกิจประเภทนี้ที่จะดำเนินการตามงบประมาณเชือกผูกรองเท้าความล้มเหลวในการสร้างกระบวนการบางอย่างในกระบวนการบัญชีอาจมีผลกระทบร้ายแรงหากใบแจ้งหนี้จำนวนมากให้กับลูกค้ายังคงค้างอยู่และในที่สุดต้องถูกตัดออก ด้วยการวางตำแหน่งธุรกิจเพื่อให้ยังคงสามารถจ่ายค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้ตรงเวลาแม้ว่าบางส่วนของลูกหนี้จะไม่สามารถเก็บได้ บริษัท ก็จะปกป้องอันดับเครดิตและความสัมพันธ์กับผู้ขายและซัพพลายเออร์ต่างๆ

การประเมินค่าเผื่อปัจจุบันของหนี้สูญเป็นระยะเป็นสิ่งจำเป็น สิ่งนี้สามารถทำได้โดยการวิเคราะห์ข้อมูลเช่นจำนวนเงินเฉลี่ยต่อเดือนของลูกหนี้อัตราการชำระเงินกู้ที่ได้รับและวิธีที่ลูกค้าชำระเงินอย่างรวดเร็วในใบแจ้งหนี้คงค้าง เมื่อปัจจัยเหล่านั้นเปลี่ยนไปจำนวนของค่าเผื่ออาจเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับขอบเขตของการเปลี่ยนแปลง