ค่าเผื่อค่าใช้จ่ายคือเงินที่ บริษัท จ่ายให้พนักงานหรือผู้รับจ้างตามสัญญาสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงาน โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายดังกล่าวรวมถึงค่าอาหารค่าเดินทางค่าผ่านทางและอาจเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับลูกค้าที่ให้ความบันเทิง ผู้ที่ทำงานให้กับ บริษัท ที่มีค่าเผื่อค่าใช้จ่ายควรตรวจสอบนโยบายอย่างรอบคอบก่อนที่จะเกิดค่าใช้จ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับความคุ้มครอง บริษัท ไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องจ่ายค่าใช้จ่ายที่ไม่ครอบคลุมในนโยบาย
หนึ่งในค่าใช้จ่ายที่พบบ่อยที่สุดคือการจ่ายไมล์สะสมเมื่อใช้ยานพาหนะส่วนตัวกับธุรกิจของ บริษัท นี่เป็นค่าใช้จ่ายทั่วไปในหลาย ๆ อาชีพเช่นตัวแทนขายนักข่าวทนายความเงินเดือนและอื่น ๆ อีกมากมาย ไมล์สะสมจะคำนวณตามอัตราคงที่เช่นมากต่อไมล์หรือกิโลเมตร อัตราดังกล่าวอาจมีการเปลี่ยนแปลงตามราคาน้ำมันเชื้อเพลิงเฉลี่ยในเวลาที่มีการพิจารณา เงินมักจะจ่ายเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน
อย่างไรก็ตามค่าใช้จ่ายไมล์สะสมไม่เพียงครอบคลุมค่าใช้จ่ายเชื้อเพลิงเท่านั้น มันควรที่จะให้พนักงานหรือคนงานตามสัญญาเงินสำหรับการสึกหรอบนรถสมมติว่ามีการใช้รถส่วนตัว ดังนั้นคนงานบางคนอาจทิ้งส่วนหนึ่งของการชำระเงินคืนสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นการบำรุงรักษายานพาหนะเป็นประจำหรือการซ่อมแซมที่จำเป็นในอนาคต บริษัท ไม่ได้ระบุว่าจะต้องใช้เงินอย่างไรเมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นดังนั้นพนักงานต้องเลือกด้วยตนเองว่าจะใช้เงินอย่างไรอย่างรับผิดชอบ
อาหารเป็นอีกหนึ่งรายการค่าเผื่อค่าใช้จ่ายทั่วไป โดยปกติแล้วหากเส้นทางของงานต้องการคนที่จะเดินทางออกนอกพื้นที่บ้านของเขาหรือเธอ บริษัท จะจ่ายค่าอาหาร โดยปกติมื้ออาหารเหล่านี้สามารถชำระได้ไม่เกินจำนวนหนึ่งเท่านั้น หากพนักงานไปเกินจำนวนนั้นโดยเลือกอาหารที่มีราคาแพงกว่าเขาหรือเธอรับผิดชอบความแตกต่าง หากพนักงานพาลูกค้าไปทานอาหารโดยปกติแล้วจะได้รับเงินคืน บริษัท บางแห่งปฏิเสธที่จะจ่ายสำหรับเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ดังนั้นควรตรวจสอบก่อนล่วงหน้า
สิ่งอื่น ๆ ค่าใช้จ่ายค่าใช้จ่ายมักจะใช้ในการจ่ายเป็นความบันเทิงโดยเฉพาะลูกค้า ซึ่งอาจรวมถึงการพาลูกค้าไปแข่งขันกีฬาหรือออกไปตีกอล์ฟเพียงเพื่อบอกชื่อคู่รัก ค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงสามารถทำงานได้สูงมากดังนั้นพนักงานควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้รับการคุ้มครอง ค่าใช้จ่ายบางประเภทเหล่านี้อาจต้องได้รับอนุญาตก่อนซึ่งพนักงานหรือบุคคลที่ทำสัญญาจะต้องโทรหาหัวหน้างานหรือผู้จัดการก่อนและรับการอนุมัติค่าใช้จ่าย
โดยทั่วไปการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายจะไม่ต้องเสียภาษี นี่เป็นเพราะเงินที่ได้รับไม่ใช่รายได้ แต่เป็นการแทนที่เงินที่ใช้ในนามของ บริษัท ผู้ที่มีคำถามควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีท้องถิ่นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามกฎหมายภาษีทั้งหมด
