รายงานค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารที่แสดงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงระยะเวลาหนึ่งหรือในขณะที่ทำงานหรือมอบหมายงานเฉพาะอย่าง รายงานค่าใช้จ่ายอาจค่อนข้างกว้างบางครั้งครอบคลุมทั้งแผนกในธุรกิจหรือรายงานเป็นรายบุคคลใช้กับพนักงานและงานเพียงคนเดียว รายงานค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ใช้เพื่อบันทึกการใช้จ่ายที่จำเป็นในขณะที่พนักงานทำงานนอกสถานที่ทำงานปกติ ในกรณีส่วนใหญ่รายงานค่าใช้จ่ายจะถูกตรวจสอบโดยหัวหน้าแผนกจากนั้นส่งต่อไปยังการบัญชี
บางครั้งมีการใช้รายงานค่าใช้จ่ายเพื่อจุดประสงค์ในการชำระเงินคืนของพนักงานโดยเฉพาะ สิ่งนี้ใช้กับพนักงานที่อยู่นอกสำนักงานและต้องใช้เงินของตัวเองสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เพื่อที่จะคืนเงินให้พนักงานมักจะคาดว่าจะยื่นรายงานค่าใช้จ่ายแนบใบเสร็จรับเงินที่ยืนยันค่าใช้จ่าย
พนักงานบางคนได้รับบัญชีค่าใช้จ่าย นี่คือจำนวนเงินที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่จะนำไปใช้เมื่อพวกเขาไม่อยู่ที่สำนักงาน แต่ทำงานในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงาน พนักงานที่มีบัญชีค่าใช้จ่ายแม้ว่าจะไม่ได้ใช้เงินของตัวเอง แต่โดยทั่วไปจะต้องยื่นรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อบันทึกการใช้จ่ายของพวกเขา ในหลายกรณีกองทุนบัญชีค่าใช้จ่ายจะถูกเก็บไว้ในบัตรเครดิตของ บริษัท หรือบัตรเดบิตที่ออกให้กับพนักงานแต่ละคน
โดยทั่วไปจะมีการจัดมื้ออาหารในรายงานค่าใช้จ่าย นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับพนักงานที่งานต้องการให้พวกเขาเดินทางหรือใช้เวลาอยู่นอกสำนักงาน พนักงานที่ทำงานด้านการขายมักใช้เวลาอยู่บนถนนบ่อยครั้งและในหลาย ๆ กรณีนายจ้างจะคืนเงินให้พวกเขาสำหรับมื้ออาหารขณะเดินทาง อินสแตนซ์อื่น ๆ ที่ถือเป็นค่าใช้จ่ายรวมถึงมื้ออาหารที่มีการพูดคุยธุรกิจจริงหรือในกรณีที่ลูกค้าให้ความบันเทิง
ค่าใช้จ่ายประเภทอื่นที่มักปรากฏในรายงานค่าใช้จ่าย ได้แก่ ที่พักน้ำมันและบริการซักรีด ค่าใช้จ่ายในการขนส่งเช่นตั๋วเครื่องบินค่าโดยสารรถไฟและค่าเช่ารถยนต์ก็มีการจัดทำเป็นเอกสาร โดยปกติแล้วสินค้าหรือบริการประเภทใดก็ตามที่จำเป็นในขณะที่พนักงานอยู่ในกระบวนการดำเนินธุรกิจอาจมีสิทธิ์ได้รับเงินคืน
บริษัท ส่วนใหญ่ตรวจสอบรายงานค่าใช้จ่ายอย่างรอบคอบ พวกเขามองหาหนามแหลมในการใช้จ่ายหรือสิ่งบ่งชี้อื่น ๆ ที่พนักงานอาจจัดการกองทุนผิด ๆ ในบางกรณีนายจ้างอาจกำหนดวงเงินการใช้จ่ายในบางรายการ ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจมีจำนวนเงินสูงสุดที่สามารถใช้ต่อคืนสำหรับการพักอาศัย เงินที่ใช้ไปนอกเหนือจากการจัดสรรนั้นจะเป็นความรับผิดชอบของพนักงาน
