บริษัท หลายแห่งกำหนดให้พนักงานเดินทาง การเดินทางครั้งนี้ทำให้พนักงานใช้จ่ายเงินตามความจำเป็นรวมถึงอาหารที่พักและการขนส่ง การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายคือการชำระเงินจากนายจ้างที่คืนเงินให้กับพนักงานที่ใช้ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ
นโยบายการชำระคืนค่าใช้จ่ายของ บริษัท ส่วนใหญ่กำหนดค่าใช้จ่ายสูงสุดที่อนุญาตต่อวัน นี่ถือว่าเป็นจำนวนต่อวันซึ่งเป็นค่าเผื่อสูงสุดสำหรับมื้ออาหารที่พักและรายการการขนส่ง หากบุคคลใช้จ่ายมากขึ้นแล้ว จำกัด สูงสุดของ บริษัท ในรายการเขามักจะถูกบังคับให้จ่ายค่าใช้จ่ายที่ออกมาจากกระเป๋าของเขาเองโดยไม่มีโอกาสคืนเงิน
ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการให้แต่ละคนเปลี่ยนค่าใช้จ่ายในการรับใบเสร็จรับเงินในเวลาที่เหมาะสม นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่ามีการติดตามการทำบัญชีและกระบวนการรายงานภาษีที่เพียงพอสำหรับ บริษัท โดยปกติแล้วพนักงานจะต้องเปิดรับรายงานค่าใช้จ่ายในเวลาน้อยกว่าสามเดือน
เมื่อพนักงานเปิดใบเสร็จรับเงินของเขาโดยทั่วไปแล้วเขาจะต้องยื่นรายงานค่าใช้จ่ายที่ใช้สไตล์หรือเทมเพลตเฉพาะ แบบฟอร์มการคืนเงินค่าใช้จ่ายนี้เป็นสเปรดชีตพิเศษที่ให้รายละเอียดว่าค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นในการเดินทางครั้งใดบ้าง แบบฟอร์มส่วนใหญ่รวมถึงพื้นที่สำหรับประเภทค่าใช้จ่ายวันที่และจำนวนเงิน นี่เป็นรายละเอียดทางบัญชีที่เพียงพอเพื่อกำหนดสาเหตุที่พนักงานใช้เงินในการเดินทางเพื่อทำธุรกิจ
พนักงานต้องเรียกร้องเงินชดเชยค่าใช้จ่ายก่อนที่เขาจะได้รับเงินคืนที่เขาใช้ไป นี่เป็นกระบวนการแบบแมนนวลที่ต้องใช้เอกสารและใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสม หากพนักงานละเลยที่จะทำรายงานค่าใช้จ่ายให้เสร็จเขาอาจไม่ได้รับเงินที่เขาเป็นหนี้
กฎภาษีส่วนใหญ่กำหนดให้พนักงานต้องแสดงใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกินเกณฑ์ที่กำหนด สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานมีความเป็นจริงเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายระหว่างการเดินทาง ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการค่าใช้จ่ายมากกว่า $ 25 US Dollar (USD) เพื่อรวมใบเสร็จรับเงินกระดาษ
บริษัท ส่วนใหญ่ยัง จำกัด จำนวนพนักงานที่สามารถใช้จ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทาง โดยปกติแล้ว บริษัท จะไม่อนุญาตให้พนักงานยื่นค่าใช้จ่ายในการเรียกร้องเงินชดเชยค่าโดยสารชั้นหนึ่ง แต่กำหนดให้พวกเขาต้องบินโค้ชหรือชั้นธุรกิจ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจว่าพนักงานกำลังซื้อการขนส่งที่มีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด
บริษัท หลายแห่งกำหนดให้พนักงานต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าสำหรับค่าใช้จ่ายก่อนเดินทาง แบบฟอร์มอนุมัติการเดินทางนี้เป็นการประมาณการค่าใช้จ่ายที่คาดหวังสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง กระบวนการนี้บังคับให้พนักงานจัดการค่าใช้จ่ายตามการประมาณการที่กำหนดไว้ การมีจำนวนเงินอนุมัติเกินกว่านี้อาจส่งผลให้เกิดรายการที่ไม่ได้ชำระเงินคืน
