ต้นทุนที่เกิดขึ้นคืออะไร?

ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นคือค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่ธุรกิจต้องจ่ายเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจไม่ว่าจะเป็นสินค้าหรือการเช่าพื้นที่ แทนที่จะรายงานค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในวันที่ชำระเงินตามปกติแล้วจะรายงานในวันที่ธุรกิจรับผิดชอบการชำระเงิน เหตุผลหนึ่งที่สำคัญสำหรับการรายงานและตรวจสอบค่าใช้จ่ายนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจติดตามจำนวนเงินที่ต้องชำระและดังนั้นจึงไม่มีการลืมการชำระเงิน อีกเหตุผลหนึ่งก็คือเนื่องจากรายได้จะมีความสมดุลกับหนี้สินและหากรายได้ต่ำกว่าหรือเท่ากับหนี้สินก็อาจทำให้เกิดปัญหาได้

มีค่าใช้จ่ายมากมายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจและควรรายงานทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจซื้ออุปกรณ์หรือต้องชำระค่าบัตรเครดิตสิ่งเหล่านี้ทั้งสองเกิดขึ้นและมีการรายงานในลักษณะเดียวกัน แม้ว่าค่าใช้จ่ายจะเกี่ยวข้องกับสินทรัพย์หรือบางอย่างที่จะใช้เพื่อผลกำไรเช่นหุ้นหรือสินค้าคงคลังค่าใช้จ่ายสำหรับรายการเหล่านี้ยังคงเกิดขึ้นและควรรายงาน

ในขณะที่ธุรกิจสามารถรายงานค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในวันที่มีการชำระ แต่ก็ไม่ค่อยทำและอาจขัดกับหลักการบัญชีบางประการ โดยปกติธุรกิจจะบันทึกหนี้สินในวันที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจค้าปลีกได้รับสินค้าคงคลังในเดือนพฤศจิกายน แต่ไม่ต้องชำระใบแจ้งหนี้จนถึงเดือนธันวาคมค่าใช้จ่ายควรรายงานในเดือนพฤศจิกายนเมื่อสินค้ามาถึง

โดยทั่วไปธุรกิจมีหลายสิ่งที่ต้องชำระและเหตุผลหนึ่งที่รายงานค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นคือช่วยให้ธุรกิจทราบว่าต้องชำระค่าใช้จ่ายใด นอกเหนือจากหลักการบัญชีนี่เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้มีการรายงานหนี้สินในวันที่เกิดขึ้น สิ่งนี้ทำให้ธุรกิจไม่ลืมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายก่อนที่จะเริ่มต้นการชำระเงินโดยไม่ตั้งใจ

หลังจากสิ้นเดือนผู้ทำบัญชีหรือพนักงานธุรกิจอื่น ๆ จะเปรียบเทียบกระแสรายได้กับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจยังคงทำได้ดี หากค่าใช้จ่ายน้อยกว่ารายได้ก็น่าจะไม่มีปัญหา หากค่าใช้จ่ายมากกว่าหรือเท่ากับรายได้ธุรกิจอาจมีปัญหา ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจมีรายได้ต่อเดือน 10,000 ดอลลาร์สหรัฐ (USD) แต่หนี้สินอยู่ที่ 10,000 ดอลลาร์สหรัฐหรือสูงกว่าสิ่งนี้จะไม่มีผลกำไรและอาจทำให้เกิดการล้มละลายในที่สุด