ข้อมูลข่าวสารเป็นหนึ่งในเอกสารหลายฉบับที่ออกโดยธุรกิจและส่งต่อไปยังผู้ถือหุ้นของ บริษัท วัตถุประสงค์ของหนังสือเวียนคือเพื่อแจ้งให้นักลงทุนทราบถึงประเด็นที่จะเกิดขึ้นซึ่งจะมีการหารือในการประชุมผู้ถือหุ้นตามกำหนดการครั้งต่อไป ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจหนังสือเวียนอาจถูกส่งไปพร้อมกับหนังสือมอบฉันทะเพื่อให้นักลงทุนที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมยังคงมีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจ
มีเหตุผลหลายประการสำหรับการสร้างและการกระจายของวงกลมข้อมูล เหตุผลหนึ่งที่พบบ่อยมากเกี่ยวกับการเลือกตั้งคณะกรรมการ บริษัท หนังสือเวียนไม่เพียง แต่เป็นเครื่องเตือนความจำแก่ผู้ถือหุ้นเกี่ยวกับการเลือกตั้งที่ใกล้เข้ามา แต่มักจะมาพร้อมกับข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับภูมิหลังคุณสมบัติและข้อมูลประจำตัวของผู้สมัครทุกคนสำหรับตำแหน่งของคณะกรรมการที่เปิด ทำให้ผู้ถือหุ้นแต่ละรายสามารถตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเมื่อถึงเวลาลงคะแนน
ข้อมูลวงกลมสามารถใช้เป็นวิธีการแก้ไขปัญหาอื่นนอกเหนือจากการเลือกตั้ง ยกตัวอย่างเช่นอาจมีการเผยแพร่หนังสือเวียนถ้ามีการรวมกิจการที่เสนอไปยังสมาชิกคณะกรรมการ ขึ้นอยู่กับข้อบังคับและเอกสารการก่อตั้งอื่น ๆ ของ บริษัท บ่อยครั้งที่ผู้ถือหุ้นส่วนใหญ่จำเป็นต้องลงมติเห็นชอบการควบรวมกิจการก่อนที่จะเกิดขึ้น หนังสือเวียนมักจะมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อตกลงที่เสนอมาของการควบรวมกิจการสิ่งที่การควบรวมกิจการจะหมายถึงนักลงทุนปัจจุบันและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่ควรพิจารณาก่อนการลงคะแนนจริงจะเกิดขึ้น
สามารถใช้งานฟังก์ชั่นทั่วไปเดียวกันนี้ได้เมื่อ บริษัท เผชิญกับความเป็นไปได้ของการกู้ยืมเงินหรือการคุกคามของการเข้าครอบงำ อีกครั้งวงกลมข้อมูลแจ้งเตือนนักลงทุนถึงสถานการณ์ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการกระทำที่เป็นไปได้ที่สามารถดำเนินการได้และเรียกร้องให้ผู้ถือหุ้นมีส่วนร่วมในกระบวนการพิจารณาว่า บริษัท ควรตอบสนองอย่างไร ซึ่งอาจรวมถึงการยอมรับข้อเสนอซื้อกิจการตกลงขายจำนวนผู้ควบคุมขององค์กรหรือเลือกวิธีการแก้ปัญหาที่จะทำให้ความพยายามที่ไม่เป็นมิตรหยุดชะงัก
แม้ในบางครั้งที่ธุรกิจดำเนินไปตามปกติผู้ถือหุ้นมีแนวโน้มที่จะได้รับข้อมูลพื้นฐานในบางจุดก่อนการประชุมสามัญประจำปีของผู้ถือหุ้น การประชุมส่วนใหญ่อาจประกอบด้วยการสรุปกิจกรรมตั้งแต่การประชุมครั้งที่แล้วและการดำเนินงานขั้นพื้นฐานที่จะต้องตรวจสอบและเสร็จสิ้นในแต่ละปี หนังสือเวียนอาจรวมหรือแนบมาพร้อมกับเอกสารที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับผลการดำเนินงานทั่วไปของ บริษัท ในช่วงสิบสองเดือนที่ผ่านมารวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับผลกำไรและขาดทุน
