บัญชีแยกประเภทสินค้าคงคลังเป็นเอกสารหรือชุดของเอกสารที่ บริษัท ใช้เพื่อติดตามผลิตภัณฑ์ตามปริมาณและมูลค่า สิ่งนี้มักจะช่วยให้ธุรกิจประเมินว่าวัตถุดิบและสินค้าเข้ามาใน บริษัท ได้อย่างไรพวกเขาอาจจะย้ายออกเนื่องจากการขายและประเมินความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น บัญชีแยกประเภททั่วไปประเภทหนึ่งคือบัญชีแบบไม่ จำกัด ในขณะที่บาง บริษัท อาจต้องการใช้บัญชีแยกประเภทเป็นระยะ บัญชีแยกประเภททั่วไปสองประเภทนี้จะแตกต่างกันไปตามความถี่ของการอัปเดตที่ดำเนินการในแต่ละรายการ
มีหลายรูปแบบที่บัญชีแยกประเภทสินค้าคงคลังสามารถทำได้แม้ว่าตามเนื้อผ้ามันเป็นหนังสือที่มีหลายหน้า แต่ละหน้าเหล่านี้มีเลย์เอาต์ที่มักจะมีหลายคอลัมน์ที่สามารถใช้ในการบันทึกข้อมูลที่แตกต่างกันเช่นปริมาณค่าและรายละเอียดของรายการ ธุรกิจมักจะมีบัญชีแยกประเภทสินค้าคงคลังที่มีหน้าแยกต่างหากสำหรับรายการบางประเภทเช่นแต่ละบัญชี เทคโนโลยีสมัยใหม่ช่วยให้ บริษัท ต่างๆในการรักษาบัญชีแยกประเภทดังกล่าวได้ง่ายขึ้นและธุรกิจจำนวนมากใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อเก็บรักษาบันทึกดิจิตอลของสินค้าคงคลังและสินค้าเพื่อการผลิตหรือขาย
บัญชีแยกประเภทสินค้าคงคลังที่พบมากที่สุดประเภทหนึ่งคือบัญชีที่เรียกว่า "ถาวร" ซึ่งมีการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง บริษัท ที่ใช้บัญชีแยกประเภทประเภทนี้มักจะมีระบบอัตโนมัติที่ติดตามการโอนสินค้าเนื่องจากยอดขายหรือคำสั่งซื้อที่เข้ามา ซึ่งหมายความว่าเมื่อมีการขายสินค้าแล้วบัญชีแยกประเภทสินค้าคงคลังจะได้รับการอัปเดตทันทีเพื่อสะท้อนการโอนนี้และเมื่อมีวัสดุใหม่เข้ามาใน บริษัท พวกเขาจะถูกเพิ่มลงในบัญชีแยกประเภท ในขณะที่วิธีการดังกล่าวไม่สามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจ แต่พวกเขาสามารถอนุญาตให้ บริษัท ติดตามสินค้าคงคลังได้อย่างรวดเร็วและปรับคำสั่งซื้อวัสดุตามต้องการ
รูปแบบทั่วไปอื่น ๆ ของบัญชีแยกประเภทสินค้าเรียกว่า "เป็นระยะ" และมีการปรับปรุงเป็นประจำ แต่ไม่ทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลัง โดยปกติจะต้องมีการตรวจนับสินค้าและสินค้าใน บริษัท ซึ่งจะใช้เพื่อปรับตัวเลขภายในเกี่ยวกับวัสดุที่มีอยู่ในมือ โดยทั่วไปการนับดังกล่าวจะดำเนินการตามกำหนดเวลาที่กำหนดซึ่งอาจมีตั้งแต่การนับสินค้าคงคลังแบบเต็มประจำปีจนถึงการประเมินรายสัปดาห์สำหรับรายการที่มีความเสี่ยงสูง บัญชีแยกประเภทประเภทนี้ใช้สำหรับการนับเป็นครั้งคราวมักจะอัปเดตน้อยกว่าแบบถาวร แต่การเปลี่ยนแปลงอาจมีความเร้าใจมากขึ้นโดยขึ้นอยู่กับว่าผลิตภัณฑ์ขายหรือเข้ามาในช่วงเวลาหนึ่ง
