การบัญชีเงินสดเป็นวิธีการบัญชีเฉพาะที่ใช้ในงบดุลของธุรกิจบางประเภท การบัญชีเงินสดมักถูกพิจารณาว่าเป็นวิธีการที่ง่ายที่สุดในการบัญชี มันเป็นทางเลือกแทนการบัญชีตามคงค้าง
โดยทั่วไปในธุรกิจงานจะทำและ / หรือขายสินค้าก่อนที่จะได้รับการชำระเงิน ตัวอย่างเช่นบุคคลอาจทำงานตามสัญญาโดยให้บริการ เขามักจะไม่ได้รับค่าจ้างก่อนดำเนินการบริการ แต่จ่ายตามกำหนดเวลาที่กำหนดโดยเงื่อนไขการจ้างงาน
ภายใต้ระบบบัญชีเงินสดบุคคลหรือธุรกิจจะไม่บันทึกรายได้จนกว่าเขาจะได้รับเงินจริง ซึ่งหมายความว่าหากคนขาย 100 วิดเจ็ตหรือทำงาน 10 ชั่วโมงเงินที่เขาเป็นหนี้สำหรับวิดเจ็ตและงานไม่ได้ถูกระบุว่าเป็นรายได้ในงบดุลและไม่ถือว่าเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษีสำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษีในระยะนั้น แต่จะแสดงรายการเงินเป็นบัญชีเจ้าหนี้แทน
เมื่อได้รับการชำระเงินจริงเงินจะถูกนำมาใช้ ดังนั้นรายได้รายเดือนรายปีและรายไตรมาสจึงขึ้นอยู่กับการชำระเงินจริงที่ได้รับ เมื่อบุคคลหรือ บริษัท ยื่นภาษีเงินได้ยื่นขอสินเชื่อหรือทำกิจกรรมอื่น ๆ ที่ต้องการให้เขาพิสูจน์รายได้ของเขาจากนั้นเขาจะรายงานเฉพาะรายได้ที่เขาได้รับจริง
การบัญชีเงินสดมีประโยชน์หลายประการ ขั้นแรกสามารถทำได้ง่ายกว่าเนื่องจากการชำระเงินที่ค้างอยู่ไม่จำเป็นต้องคำนวณพร้อมกับดอกเบี้ย ด้วยการบัญชีคงค้างทางเลือกที่สำคัญเงินจะถูกนับเป็นรายได้ที่ได้รับทันทีที่ได้รับ ทำให้ยากต่อการติดตามจำนวนเงินสดที่จับต้องได้ของบุคคล
นอกจากนี้ด้วยการบัญชีคงค้างเงินจะถูกนับเป็นหลักก่อนที่จะจ่าย ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาหากไม่ชำระเงินเต็มจำนวน ตัวอย่างเช่นหากบุคคลใช้ระบบบัญชีคงค้างสำหรับงานที่เขาดำเนินการและตั้งฐานการชำระภาษีรายได้ของเขาด้วยเงินที่เขาคาดว่าจะได้รับการคำนวณภาษีของเขาอาจถูกโยนออกไปหากลูกค้าไม่ชำระเงินเต็มจำนวน
นอกเหนือจากรายได้ที่ถูกนับเมื่อได้รับแล้วค่าใช้จ่ายจะถูกหักออกเมื่อจ่ายเงินเท่านั้น ดังนั้นแม้ว่าบุคคลหรือธุรกิจอาจทราบว่าค่าเช่าถึงกำหนดหรือต้องทำการซื้อ แต่ค่าใช้จ่ายจะไม่ปรากฏในงบดุลจนกว่าเงินจะหมดจริง สิ่งนี้ช่วยให้บัญชีเรียลไทม์ของสินทรัพย์สภาพคล่องที่มีตัวตนทั้งหมด เนื่องจากความเรียบง่ายของการบัญชีเงินสดมันมักจะเป็นวิธีที่ต้องการสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
