ต้นทุนที่เกิดขึ้นหมายถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นภายในระยะเวลาที่กำหนดซึ่งควรจัดทำเป็นเอกสารอย่างเหมาะสมในบันทึกทางบัญชีและการเงิน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องชำระภายในระยะเวลาที่เกิดขึ้น แต่บันทึกทางบัญชีที่มีประสิทธิภาพจะบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านี้เมื่อเกิดขึ้นแทนที่จะจ่าย นี้ช่วยให้บันทึกทางการเงินสำหรับธุรกิจเพื่อสะท้อนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในความสัมพันธ์กับรายได้ที่ทำเพื่อสร้างผลกำไรที่แท้จริง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นมักจะหมายถึงค่าใช้จ่ายในการทำธุรกิจเช่นค่าสาธารณูปโภคต้นทุนการผลิตและค่าจ้างพนักงาน
โดยทั่วไปคำว่า“ ต้นทุนที่เกิดขึ้น” หมายถึงค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจต้องรับผิดชอบในการชำระเงินแทนที่จะเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทันที หนึ่งในตัวอย่างที่ง่ายที่สุดของค่าใช้จ่ายประเภทนี้คือค่าสาธารณูปโภคที่เรียกเก็บจาก บริษัท หนึ่งเป็นประจำเช่นค่าบริการรายเดือนจาก บริษัท โทรศัพท์ ในขณะที่ธุรกิจดำเนินงานตลอดทั้งเดือนนั้นจะใช้บริการจาก บริษัท โทรศัพท์ที่เรียกเก็บเงินธุรกิจในเดือนถัดไป ในช่วงเดือนของการดำเนินงานธุรกิจได้สร้างค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเท่ากับจำนวนเงินที่จะถูกเรียกเก็บสำหรับบริการโทรศัพท์
แม้ว่า บริษัท จะชำระค่าใช้จ่ายนี้ในเดือนถัดไปหรือแม้กระทั่งหลายเดือนหลังจากนั้นขึ้นอยู่กับแผนการใช้โทรศัพท์ของธุรกิจ แต่ก็ถูกมองว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างเดือนของการดำเนินการ เพื่อบันทึกและเข้าใจอย่างมีประสิทธิภาพว่าธุรกิจทำกำไรได้เท่าไรต้นทุนประเภทนี้จะถูกบันทึกพร้อมกับรายได้ที่ บริษัท สร้างขึ้นในเดือนใดเดือนหนึ่ง สิ้นเดือนค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถนำมาเปรียบเทียบกับรายได้ที่เข้ามาและความแตกต่างระหว่างตัวเลขเหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดว่า บริษัท กำลังทำกำไรหรือสูญเสียเงินหรือไม่
มีค่าใช้จ่ายหลายประเภทที่สามารถระบุว่าเป็น "ต้นทุนที่เกิดขึ้น" ในบันทึกทางบัญชี โดยทั่วไป บริษัท จะต้องจ่ายค่าสาธารณูปโภคต่าง ๆ และบริการที่คล้ายกันรวมถึงไฟฟ้าบริการโทรศัพท์การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตก๊าซธรรมชาติน้ำการกำจัดขยะและสิ่งปฏิกูล บริษัท มักจะรวมค่าจ้างที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือนในขณะทำธุรกิจ บริษัท ผู้ผลิตอาจจำเป็นต้องรวมค่าใช้จ่ายของวัตถุดิบการซ่อมแซมเครื่องจักรและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ในแต่ละเดือนในขณะที่ธุรกิจค้าปลีกอาจต้องเสียค่าธรรมเนียมผู้ขายและค่าจัดส่ง
