การบัญชีมีกฎและมาตรฐานมากมาย จึงไม่แปลกใจเลยที่มีกฎเกณฑ์เกี่ยวกับการซื้อสินค้าที่คงทนเช่นอุปกรณ์อสังหาริมทรัพย์และเฟอร์นิเจอร์ กฎเหล่านี้เรียกร้องให้มีการจัดสรรค่าใช้จ่ายในการซื้อให้มากกว่าหนึ่งช่วงเวลา กฎและการจัดสรรเป็นส่วนหนึ่งของการบัญชีค่าเสื่อมราคา
เมื่อซื้อไอเท็มที่ติดทนนานค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะต่ำกว่ามูลค่าซากที่ได้รับการจัดสรรตลอดอายุการใช้งานโดยประมาณ ตัวอย่างเช่นหากซื้อคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ในราคา $ 15,000 US $ (USD) และเซิร์ฟเวอร์มีอายุห้าปีค่าใช้จ่ายที่เรียกว่าค่าเสื่อมราคาควรจัดสรรเป็นห้าปีไม่ใช่แค่ปีที่ซื้อมา ในตัวอย่างนี้จะมีค่าใช้จ่ายค่าเสื่อมราคา $ 3,000 USD ต่อปี หากเซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์มีอายุการใช้งานเพียงหนึ่งปีการใช้จ่ายทั้งหมดในปีที่ซื้อมานั้นจะสมเหตุสมผลเพราะมูลค่าของมันต่อธุรกิจนั้นเพียงหนึ่งปี
ธุรกิจจำนวนมากมีนโยบายและขั้นตอนเกี่ยวกับเวลาที่จะโอนเป็นไอเท็มและตัดค่าเสื่อมราคา ในการใช้ประโยชน์จากรายการนั้นคือการจองเป็นสินทรัพย์แล้วจึงตัดค่าเสื่อมราคาเมื่อเวลาผ่านไป โดยปกติแล้วจะไม่คุ้มค่าที่จะใช้ประโยชน์จากสินค้าภายใต้จำนวนที่แน่นอนพูดสิ่งที่ซื้อที่ $ 100 USD เพื่อใช้เป็นเวลาห้าปี ค่าเสื่อมราคา $ 20 USD ที่ต้องดำเนินการทุกปีมีขนาดเล็กเกินไปและอาจไม่คุ้มค่ากับปัญหา
การจัดการกับการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และค่าเสื่อมราคาต้องมีสามัญสำนึกและความสม่ำเสมอในการกำหนดนโยบาย หากนโยบายบ่งชี้ว่าคอมพิวเตอร์จะถูกคิดค่าเสื่อมราคาเกินสามปีคอมพิวเตอร์ทั้งหมดจะถูกคิดค่าเสื่อมราคาเกินสามปี หากนโยบายแสดงให้เห็นว่ารายการทั้งหมดที่ซื้อเกิน $ 5,000 USD จะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่รายการทั้งหมดในจำนวนนี้จะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และจะมีการใช้สิ่งใดภายใต้
มีบางประเภทของรายการที่มักจะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และจากนั้นคิดค่าเสื่อมราคาเมื่อเวลาผ่านไป เหล่านี้รวมถึงอสังหาริมทรัพย์อุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์การปรับปรุงสิทธิการเช่าและรถยนต์ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าที่ดินไม่ได้คิดค่าเสื่อมราคาเฉพาะอาคารและรายการอื่น ๆ ที่ไม่ถาวร
แนวคิดของการบัญชีค่าเสื่อมราคาเกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานยาวนาน ส่วนหนึ่งของสิ่งนี้เป็นพื้นฐานของสินทรัพย์ซึ่งเป็นต้นทุนของสินทรัพย์หักด้วยมูลค่าซากของสินทรัพย์ซึ่งเป็นมูลค่าที่สินทรัพย์อาจมีการขาย ที่สำคัญก็คืออายุการใช้งานโดยประมาณของสินทรัพย์เวลาที่สินทรัพย์จะถูกเก็บไว้ในบริการ
มีวิธีการบัญชีค่าเสื่อมราคาหลายวิธี ในวิธี เส้นตรง จำนวนเงินค่าเสื่อมราคาคำนวณโดยการหารฐานของสินทรัพย์ตามปีหรือเดือนของชีวิต ค่าใช้จ่ายค่าเสื่อมราคาเป็นจำนวนเดียวกันในช่วงเวลาส่วนใหญ่ สำหรับวิธี ยอดคงเหลือลดลง ค่าเสื่อมราคาจะสูงขึ้นในปีแรกและลดลงเมื่อเวลาผ่านไป
วิธีอื่นที่เรียกว่า ผลรวมของจำนวนปี คำนวณด้วยเศษส่วนที่มีตัวหารเป็นผลรวมของปี ค่าเสื่อมราคาจะสูงขึ้นในปีแรกลดลงเมื่อเวลาดำเนินไป วิธีการ กิจกรรม จะคำนวณตามการใช้งานสินทรัพย์เช่นชั่วโมงที่ใช้หรือเหตุผลอื่น ๆ ที่สะท้อนกิจกรรมของเนื้อหา
โดยปกติบัญชีธุรกิจจะคิดค่าเสื่อมราคาในสองบัญชีแยกกันในบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีหนึ่งเรียกว่าค่าเสื่อมราคาและมีการรายงานในงบกำไรขาดทุน รายการที่สองเรียกว่าค่าเสื่อมราคาสะสมและมีการรายงานในงบดุลและการคิดค่าเสื่อมราคาสะสม บัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมเป็นบัญชีที่ต่อต้านสินทรัพย์และมีเครดิตคงเหลือ
โปรดทราบว่าในสหรัฐอเมริกาแผนกสรรพากร (IRS) มีวิธีการรายงานสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา การบัญชีค่าเสื่อมราคาทางการเงินและการบัญชีค่าเสื่อมราคาภาษีแตกต่างกัน กรมสรรพากรอนุญาตให้หักสินทรัพย์ระยะยาวได้ถึง 100% ในขณะที่หลักการบัญชีที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไป (GAAP) ซึ่งเป็นกรอบการบัญชีการเงินมาตรฐานไม่อนุญาต
การบัญชีสำหรับค่าเสื่อมราคาเป็นกระบวนการทั่วไปในหลายธุรกิจ บริษัท หลายแห่งเก็บสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาไว้ในสเปรดชีตหรือใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเฉพาะ ความท้าทายในเรื่องนี้รวมถึงการระบุสินทรัพย์ที่จะเป็นทุนและมีความสอดคล้องในวิธีการคิดค่าเสื่อมราคา
