เจ้าหนี้การค้าเป็นเงื่อนไขทางการเงินที่ใช้อ้างอิงถึงภาระผูกพันที่ต้องชำระหนี้โดยบุคคลหรือองค์กรธุรกิจ กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้เข้าถึงเงื่อนไขโดยรอบหนี้และวิธีการชำระหนี้ ธุรกิจอาจประสบกับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้อันเป็นผลมาจากกิจกรรมทางธุรกิจบางอย่างที่อาจทำให้เกิดภาระหนี้สิน ในกรณีของแต่ละบุคคลกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้อาจเกิดขึ้นโดยการตั้งสมมติฐานโดยรอบคอบของหนี้สินผ่านกิจกรรมส่วนตัวหรือผ่านหนี้สินปกติที่เพิ่มขึ้นกับบุคคลอันเป็นผลมาจากการใช้วัสดุเช่นพลังงานและการใช้บริการเช่นโทรศัพท์และ การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต.
ในการประยุกต์ใช้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้กับธุรกิจบาง บริษัท อาจใช้ตราสารหนี้ประเภทต่าง ๆ เป็นเครื่องมือในการสร้างเงินทุน ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ไม่มีเงินทุนเพียงพออาจได้รับสินค้าจากซัพพลายเออร์ด้วยเครดิตโดยสัญญาว่าจะชำระหนี้ตามข้อตกลงที่มีโครงสร้างซึ่งระบุวันที่ชำระหนี้และจำนวนเงินที่จะถึงกำหนดในวันนั้นรวมถึงดอกเบี้ยที่เกี่ยวข้อง . ในกรณีนี้ บริษัท จะบันทึกยอดหนี้ดังกล่าวในระหว่างการกระทบยอดเนื่องจากเป็นภาระทางการเงินที่ธุรกิจต้องปลดประจำการ ในทางกลับกันธุรกิจเดียวกันอาจอนุญาตให้ลูกค้าบางรายซื้อสินค้าด้วยเครดิตโดยสัญญาว่าจะชำระเงินในภายหลังตามข้อตกลงระหว่าง บริษัท และลูกค้าเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระหนี้ ในกรณีนี้ บริษัท จะบันทึกหนี้เป็นสินทรัพย์เนื่องจาก บริษัท คาดว่าจะต้องชำระเงินสำหรับธุรกรรมที่ได้รับการสรุป
กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้นำไปใช้กับแต่ละบุคคลในความสามารถที่หลากหลายขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกรรมที่นำไปสู่การสร้างบัญชีลูกหนี้ในตอนแรก ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าซื้ออะไรจากธุรกิจโดยไม่จ่ายเงินลูกค้าจะต้องชำระหนี้ในลักษณะที่ธุรกิจอาจระบุไว้ว่าเป็นเงื่อนไขในการอนุญาตหนี้ ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นการชำระค่าไฟฟ้าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้สำหรับบุคคลและแม้แต่ธุรกิจ
