ลูกหนี้สุทธิคือส่วนต่างระหว่างลูกหนี้คงค้างในปัจจุบันของ บริษัท และค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ บริษัท สร้างค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเนื่องจากไม่คาดว่าจะเก็บ 100% ของลูกหนี้ มีสองวิธีในการสร้างส่วนค่าเผื่อของลูกหนี้สุทธิ การคิดเปอร์เซ็นต์การขายเครดิตหรือจำนวนเงินดอลลาร์จากลูกหนี้ที่มีอายุมากนั้นเป็นวิธีการคำนวณที่พบบ่อยที่สุดสองวิธี บริษัท สามารถใช้วิธีการใดก็ได้ที่ให้ผลที่แม่นยำที่สุด
การขายเครดิตเกิดขึ้นเมื่อ บริษัท อนุญาตให้ลูกค้าซื้อสินค้าในบัญชี บริษัท ส่วนใหญ่จะเก็บยอดคงเหลือในบัญชีของพวกเขาภายใน นักบัญชีจะรักษายอดคงเหลือและอายุตามวันที่ รายงานริ้วรอยส่วนใหญ่แสดงยอดค้างชำระที่เพิ่มขึ้น 30 วัน รายงานอายุจะแสดงรายการยอดคงเหลือทั้งหมดภายใต้หมวดหมู่ที่มีชื่อว่าปัจจุบัน 30 วัน, 60 วัน, 90 วันและ 120 วัน
ในการคำนวณลูกหนี้สุทธิโดยใช้วิธีร้อยละของการขาย บริษัท จำเป็นต้องตรวจสอบคอลเลกชันที่ผ่านมาของลูกหนี้ โดยทั่วไปแล้วจะสร้างยอดขายเครดิตที่ไม่ได้รับการเปิดเผยในช่วงระยะเวลาหนึ่ง นักบัญชีจะคูณยอดขายเครดิตปัจจุบันตามเปอร์เซ็นต์นี้และกำหนดจำนวนเงินในบัญชีลูกหนี้ที่จะเรียกเก็บเงินไม่ได้ รายการบันทึกประจำวันที่โพสต์บนบัญชีแยกประเภททั่วไปจะหักค่าใช้จ่ายหนี้สูญและค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญสำหรับตัวเลขที่คำนวณได้
วิธีการคำนวณอื่น ๆ คือการกำหนดตัวเลขตามรายงานอายุลูกหนี้การค้า ตัวอย่างเช่นนักบัญชีอาจใช้บัญชีที่เปิดอยู่ทั้งหมดที่มีอายุ 120 วันขึ้นไปและโพสต์จำนวนเงินนี้เป็นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ผลรวมของบัญชีทั้งหมดเหล่านี้จะถูกผ่านรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท โดยใช้รายการบันทึกประจำวันที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้ กระบวนการนี้อาจเป็นรายการบันทึกรายเดือนเพื่อแสดงลูกหนี้สุทธิที่ถูกต้องที่สุดสำหรับงบการเงิน
การสร้างค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญไม่ได้หมายความว่าเป็นไปไม่ได้ที่ บริษัท จะเก็บยอดคงค้างเหล่านี้ ลูกหนี้สุทธิเป็นเพียงการคำนวณเพื่อสร้างความถูกต้องในการรายงานทางการเงิน หาก บริษัท ทำการรวบรวมบัญชีคงค้างที่ถูกตัดออกไปเป็นหนี้สูญบัญชีจะต้องย้อนกลับรายการบันทึกเริ่มต้น รายการนี้เป็นเดบิตสำหรับค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญและเครดิตค่าใช้จ่ายหนี้สูญ ผู้ทำบัญชีสามารถผ่านรายการการติดตามหนี้คงค้างและนำลูกหนี้ออกจากบัญชีของ บริษัท
