การบัญชีโครงการเป็นรูปแบบการติดตามทางการเงินที่อนุญาตให้ผู้ใช้ตรวจสอบต้นทุนและรายได้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้คนสามารถดำเนินโครงการตามงบประมาณติดตามการเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายและระบุประเด็นที่น่ากังวลเพื่อให้พวกเขาได้รับการแก้ไขเมื่อโครงการดำเนินไปข้างหน้า การบัญชีประเภทนี้แตกต่างจากการบัญชีประเภทอื่น ๆ เพราะแทนที่จะครอบคลุมทั้ง บริษัท หรือแผนกเฉพาะสำหรับช่วงเวลาที่กำหนดมันจะจัดการกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการตราบเท่าที่ใช้
ตัวอย่างสามารถเห็นได้ในการบัญชีการผลิตที่ผู้คนติดตามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการผลิตภาพยนตร์และโทรทัศน์ สตูดิโอภาพยนตร์ต้องการติดตามค่าใช้จ่ายตามโครงการเนื่องจากเป็นวิธีที่มีความหมายในการประเมินประสิทธิภาพในบ็อกซ์ออฟฟิศและการควบคุมต้นทุน นักบัญชีอยู่กับภาพยนตร์ตลอดการผลิตดึงข้อมูลจากทุกแผนกจากการตลาดไปจนถึงตู้เสื้อผ้า พวกเขาสร้างบัญชีปกติเพื่อแจ้งให้ผู้คนรับรู้ว่าต้องใช้เงินเท่าไรและภาพยนตร์เรื่องนี้บรรลุเป้าหมายงบประมาณได้ดีเพียงใด
การบัญชีโครงการจำเป็นต้องมีตามกฎหมายในบางกรณี ผู้รับเหมาของรัฐที่ทำโครงการให้เสร็จในนามของรัฐบาลจะต้องสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายได้อย่างชัดเจนและมีรายละเอียดทำให้สามารถแยกค่าใช้จ่ายเฉพาะโครงการได้ ในกรณีอื่น ๆ เช่นเดียวกับการก่อสร้างอาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการดูค่าใช้จ่ายและจัดการเรื่องการบัญชี ตัวอย่างเช่นผู้รับเหมาจะต้องสามารถให้การประมาณการที่ถูกต้องแก่ลูกค้าและพวกเขาใช้การบัญชีโครงการจากงานก่อนหน้าเพื่อสร้างการคาดการณ์ที่สมเหตุสมผลว่าโครงการที่กำหนดนั้นมีราคาเท่าใด
ทีมบัญชีโครงการสามารถมีขนาดใหญ่โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสิ่งที่ครอบคลุมหลายแผนกภายใน บริษัท และใช้เวลาเป็นเดือนหรือเป็นปีกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ หัวหน้าฝ่ายบัญชีรับผิดชอบในการดูแลบุคลากรสนับสนุนรวมถึงนักบัญชีคนอื่น ๆ เสมียนและผู้ช่วยฝ่ายบริหาร พวกเขาอาจจำเป็นต้องให้ข้อมูล ณ เวลาใดเวลาหนึ่งและบางครั้งก็จัดการการบัญชีสำหรับหลายโครงการขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กร
ผู้จัดการโครงการบุคคลที่ทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อและประสานงานโครงการใช้บัญชีโครงการเพื่อให้โครงการใกล้เคียงกับประมาณการงบประมาณเดิมและใช้แผนกอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ภายในระยะเวลาที่กำหนด หากมีปัญหาเกิดขึ้นผู้จัดการโครงการจะต้องสามารถอธิบายสิ่งต่าง ๆ เช่นความล่าช้าและค่าใช้จ่ายที่เกินกว่าความพึงพอใจของบุคลากรที่ดูแลซึ่งอาจรับผิดชอบต่อนักลงทุนเจ้าหน้าที่ของรัฐและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ
