การจัดการต้นทุนโครงการเป็นกระบวนการในการติดตามและควบคุมต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กำหนด สิ่งนี้เกิดขึ้นจากการตรวจสอบปัจจัยต่าง ๆ ที่มีส่วนทำให้ต้นทุนของงานเฉพาะและหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น เป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการเนื่องจากต้นทุนที่เพิ่มขึ้นส่งผลให้กำไรลดลง
มีหลายสิ่งที่สามารถช่วยเพิ่มค่าใช้จ่าย ปัจจัยหนึ่งที่เรียกว่าคืบคลานขอบเขต นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อลูกค้าได้รับอนุญาตให้เพิ่มข้อกำหนดหรืองานใหม่ให้กับงาน แนวทางการจัดการต้นทุนโครงการที่ดีแจ้งเตือนผู้จัดการโครงการให้คืบคลานและอนุญาตให้ บริษัท ตัดสินใจเกี่ยวกับว่าจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับงานเพิ่มเติมหรือให้งานที่สูญเสีย
ความล่าช้าและข้อผิดพลาดยังสามารถนำไปสู่ปัญหาค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่นความล้มเหลวในการสั่งซื้อวัสดุที่ถูกต้องในครั้งแรกจะเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดส่งและอาจทำให้ค่าธรรมเนียมการใส่ นอกจากนี้ความล้มเหลวในการสั่งซื้อวัสดุที่ตรงเวลาอาจหมายความว่า บริษัท จะจ่ายค่าใช้จ่ายเร่งด่วนสำหรับการจัดส่งที่รวดเร็วขึ้น กระบวนการจัดการต้นทุนควรระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้าเพื่อให้สามารถหลีกเลี่ยงได้และควรเตือนผู้เข้าร่วมโครงการถึงกำหนดเวลาว่าหากพลาดสามารถสร้างค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้
ผู้จัดการโครงการควรคำนึงถึงต้นทุนที่หนักและอ่อน ค่าใช้จ่ายที่ยากรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นวัสดุอุปกรณ์สิ้นเปลืองและต้นทุนการให้บริการของผู้รับเหมาช่วง ค่าใช้จ่ายที่อ่อนรวมถึงแรงงานที่พนักงานภายในใช้และต้นทุนเงินทุน
การจัดการต้นทุนโครงการสามารถเกี่ยวข้องกับการประหยัดต้นทุนการติดตาม การประหยัดเหล่านี้ควรสะท้อนให้เห็นในงบประมาณโครงการสุดท้ายและอาจใช้เป็นตัวอย่างของความสามารถของผู้จัดการ ในบางกรณีโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่การออมมีทั้งที่สำคัญและคาดไม่ถึงผู้ขายอาจเลือกที่จะแบ่งปันการออมกับลูกค้าเพื่อแสดงความปรารถนาดี
มีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยในการจัดการต้นทุนโครงการ สิ่งเหล่านี้สามารถล้ำสมัยได้เหมือนกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อติดตามต้นทุนจริงเทียบกับต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ อย่างไรก็ตามสเปรดชีตอย่างง่ายอาจเพียงพอที่จะติดตามโครงการขนาดเล็ก
การจัดการต้นทุนโครงการมีความสำคัญต่อความสำเร็จทางการเงินของโครงการ กระบวนการนี้อาจมีประโยชน์อื่นเช่นกัน ตัวอย่างเช่นหากการประมาณการโครงการไม่ถูกต้องอย่างสม่ำเสมออาจมีปัญหากับกระบวนการประมาณ หากซัพพลายเออร์รายหนึ่งคิดค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอมากกว่าที่ประเมินไว้เดิมอาจถึงเวลาที่ต้องตรวจสอบซัพพลายเออร์รายอื่นที่สามารถเสนอราคาได้อย่างแม่นยำมากขึ้น
