แตกต่างจากการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมซึ่งมุ่งเน้นเฉพาะแต่ละโครงการของ บริษัท การบริหารพอร์ตโครงการ (PPM) จะพิจารณาโครงการทั้งหมดขององค์กร PPM จึงเป็นการควบคุมวิเคราะห์และประสานงานโครงการของ บริษัท ด้วยการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์และกระบวนการ PPM มักจะช่วยให้การจัดสรรทรัพยากรและการเรียงลำดับที่ดีที่สุดของโครงการ นอกจากนี้ยังอาจวิเคราะห์ผลตอบแทนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดให้กับ บริษัท ด้วยการระบุโครงการที่มีความหมายมากที่สุด ในที่สุดการจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการอาจรวมวัตถุประสงค์ทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กรและลดอุบัติการณ์ของการทับซ้อนหรือการใช้ทรัพยากรโครงการ
Project Portfolio Management (PPM) เป็นการวิเคราะห์และควบคุมการประสานงานของโครงการของ บริษัท แม้ว่าผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจจำนวนมากจะพิจารณาว่าเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศ แต่ PPM สามารถนำไปใช้ในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ได้สำเร็จ บริษัท มักจะทำหลายโครงการพร้อมกันซึ่งอาจ จำกัด ทรัพยากรเช่นเงินเวลาผู้คนและศักยภาพ เป้าหมายหนึ่งของโครงการและการจัดการพอร์ตโฟลิโอคือการจัดสรรทรัพยากรเหล่านั้นเพื่อช่วยให้ บริษัท ได้รับผลกำไรสูงสุด PPM อาจช่วยผู้จัดการในการกำหนดส่วนผสมที่เหมาะสมและการเรียงลำดับของโครงการที่เสนอในขณะที่พิจารณาปัจจัยที่เกิดขึ้นจริง
เมื่อองค์กรดำเนินโครงการพวกเขามักจะมุ่งมั่นในระดับที่สำคัญของการลงทุน การจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการเปรียบได้กับการจัดการพอร์ตโฟลิโอซึ่งทั้งคู่ต้องการการกำกับดูแลการลงทุน PPM มักจะช่วยให้ผู้จัดการสามารถปรับสมดุลและปรับพอร์ตการลงทุนอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้รับผลตอบแทนที่มากขึ้นในขณะที่ลดความเสี่ยงโดยรวม
เครื่องมือเฉพาะแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์และกระบวนการต่างๆมักจะให้พื้นฐานสำหรับการจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการ ตัวอย่างเช่นการใช้แผนผังการตัดสินใจที่มีโหนดการแยกสาขาอาจให้รายละเอียดโครงการที่มีศักยภาพแต่ละโครงการที่สัมพันธ์กับงบประมาณของพอร์ตเดียว ผู้จัดการมีแนวโน้มที่จะใช้ข้อมูลนั้นเพื่อตัดสินใจว่าโครงการใดสามารถและไม่สามารถจ่ายได้ เครื่องมืออื่นอาจสร้างมุมมองแบบวงกลมที่รวมศูนย์ของโครงการซึ่งโครงการที่ไม่ดีต่อสุขภาพราคาต่ำหรือซ้ำซ้อนจะถูกผลักไสไปยังด้านนอกของวงกลม สมาชิกของทีมผู้บริหารโครงการอาจคำนวณผลตอบแทนการลงทุนโดยประมาณสำหรับทุกโครงการและเผยแพร่ภาพรวมของผลงานที่คาดการณ์ไว้ของพอร์ตโฟลิโอเพื่อวัดว่าโครงการใดมีความหมายมากที่สุด
การวัดและกลยุทธ์ที่หลากหลายโดย PPM อาจช่วยให้ผู้จัดการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นแทนที่จะมุ่งเน้นเพียงการตลาดและการพัฒนาโครงการหลักการของ PPM มักจะรวมปัจจัยที่สำคัญเพิ่มเติมเช่นการจัดหาเงินทุนความต้องการของลูกค้าและการใช้ทรัพยากรของ บริษัท ดังนั้นการตัดสินใจลงทุนและกระบวนการดำเนินการโครงการสามารถสะท้อนการเปรียบเทียบผลประโยชน์กับต้นทุน
ลักษณะที่ชัดเจนอีกประการหนึ่งของ PPM คือความสามารถในการประเมินและจัดลำดับความสำคัญของโครงการ แต่ละโครงการที่เลือกโดย บริษัท มักจะต้องมีการประเมินในแง่ของมูลค่าทางธุรกิจและการปฏิบัติตามนโยบาย เมื่อธุรกิจของ บริษัท ขยายขีดความสามารถออกไปพอร์ทโฟลิโอของ บริษัท ก็มีแนวโน้มที่จะเติบโตเช่นกัน ดังนั้นการจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการมักจะช่วยให้ บริษัท ปฏิเสธงานที่ระบายทรัพยากรและยอมรับโครงการที่เหมาะสมในแง่ของเวลาและเงิน
ในขณะที่ความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงานของแต่ละโครงการมีความสำคัญ แต่ผลกระทบของทุกโครงการในพอร์ตโฟลิโอนั้นมีความสำคัญเท่าเทียมกัน ผู้จัดการโครงการจึงมีแนวโน้มที่จะกำหนดว่าแต่ละโครงการมีส่วนช่วยในการบรรลุผลงานโดยรวมอย่างไรหากโครงการใด ๆ อาจก่อให้เกิดผลกระทบเชิงลบต่อโครงการที่จะเกิดขึ้นและโครงการในพอร์ตโฟลิโอขึ้นอยู่กับผู้อื่น การทำงานในระดับนี้อาจต้องมีการสรุปข้อมูลสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการโอเวอร์โหลดข้อมูล การจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการอาจให้ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับประสิทธิภาพและความคืบหน้าเช่นเดียวกับการวัดค่าประมาณการกับต้นทุนจริง
กระบวนการของการจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการมักจะถูกพิจารณาว่ามีคุณค่าในช่วงเวลาที่เกิดความยากลำบากทางเศรษฐกิจ แต่บาง บริษัท ก็ใช้กลยุทธ์เหล่านี้เป็นหลักปฏิบัติในชีวิตประจำวัน หากไม่มี PPM องค์กรอาจประสบกับโครงการที่ทับซ้อนกันหรือซ้ำซ้อนโครงการที่ทำงานแบบข้ามวัตถุประสงค์หรือองค์กรที่ไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจ ข้อผิดพลาดดังกล่าวมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นเพราะทุกโครงการอาจดูดีบนกระดาษ แต่ค่าจริงอาจไม่ปรากฏจนกว่าจะวิเคราะห์ด้วยเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์
