วิธีการบัญชีมีสองวิธีหลักคือพื้นฐานเงินสดและเกณฑ์คงค้าง การใช้วิธีเงินสดเป็นรายได้และค่าใช้จ่ายบันทึกในเวลาที่แลกเปลี่ยนเงินโดยไม่คำนึงว่าเมื่อใดที่รายได้เกิดขึ้นหรือหนี้สินเกิดขึ้น ในวิธีการรับรู้รายได้และหนี้สินจะบันทึกในเวลาที่ได้รับหรือเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงว่าจะได้รับเมื่อใด ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งอาจใช้รูปแบบไฮบริดซึ่งรวมสองวิธีเข้าด้วยกัน
ธุรกิจขนาดเล็กที่ประกอบอาชีพอิสระและหน่วยงานไม่ได้ใช้เงินเป็นเพราะความเรียบง่าย หากผู้รับเหมาทำงานให้เสร็จในวันที่ 20 ธันวาคม แต่ไม่ได้รับเงินจนถึงวันที่ 20 มกราคมเขาจะรวมรายได้ในเดือนมกราคม การจัดทำงบดุลและการคืนภาษีนั้นค่อนข้างง่ายเพราะเขาต้องการดูเงินฝากและตั๋วเงินที่จ่ายเพื่อกำหนดกำไรหรือขาดทุนสำหรับปี หากมีคนไม่ชำระเงินที่เป็นหนี้เขาไม่ต้องปรับงบดุลในปีหน้าด้วยการหักหนี้ไม่ดีเพราะเขาไม่เคยรวมเงินที่ค้างชำระกับเขาไว้ในบัญชีของเขา ในขณะที่วิธีนี้ไม่ได้ให้ภาพที่ชัดเจนของค่าใช้จ่ายและผลกำไรรายเดือน แต่ก็ทำให้คนรู้ว่าเขามีเงินสดอยู่ในมือตลอดเวลาเท่าไหร่
วิธีการรับรู้อาจจะยากขึ้นอีกเล็กน้อย แต่หลักการบัญชีที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปนั้นต้องการให้ทุก บริษัท ใช้วิธีการรับรู้ ค่าใช้จ่ายและรายได้จะบันทึกในเวลาที่เกิดขึ้นหรือได้รับ ตัวอย่างเช่นหากการส่งมอบไม้สำหรับโครงการก่อสร้างในเดือนกรกฎาคมจะมีการบันทึกค่าใช้จ่ายในเดือนกรกฎาคมแม้ว่าจะไม่ได้ชำระเงินจนถึงเดือนสิงหาคมหรือหลังจากนั้นก็ตาม หากโครงการเสร็จสมบูรณ์ในเดือนธันวาคม แต่เงื่อนไขของข้อตกลงอนุญาตให้ลูกค้าเลื่อนการชำระเงินเป็นเวลา 30 วันรายได้จากโครงการจะถูกนับในเดือนธันวาคมและรวมอยู่ในการคืนภาษีในปีนั้นโดย บริษัท ใช้ปีปฏิทิน เป็นปีงบประมาณ
หนี้สินอื่น ๆ ที่อาจจ่ายเป็นรายไตรมาสจะได้รับการจัดสรรในบัญชีสำหรับความรับผิดชอบในแต่ละเดือนเมื่อใช้วิธีการค้างชำระและไม่ใช่เฉพาะเมื่อชำระหนี้ ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท จ่ายค่าเบี้ยประกันรายปี $ 1,200 US $ (USD) สำหรับการประกันทรัพย์สินบัญชีจะถูกตั้งค่าซึ่งบันทึกค่าใช้จ่าย $ 100 USD สำหรับการประกันภัยในแต่ละเดือน ด้วยวิธีนี้วิธีการสะสมมีประโยชน์จากการให้ภาพที่แม่นยำมากขึ้นของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานรายเดือนกว่าวิธีเงินสด งบกำไรขาดทุนประจำปีตามบัญชีคงค้างยังให้ภาพที่แม่นยำยิ่งขึ้นในการทำกำไรโดยรวมขององค์กร
มีข้อเสียบางอย่างกับวิธีการบัญชีใด ๆ และวิธีการคงค้างไม่แตกต่างกัน บริษัท สามารถดูดีบนกระดาษและยังเป็นเงินสดที่ยากจนและอยู่เบื้องหลังในหนี้ของพวกเขาโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าไม่จ่ายใบแจ้งหนี้ของพวกเขาในเวลาที่เหมาะสม วิธีการคงค้างถือว่าบัญชีทั้งหมดอยู่ในสถานะที่ดี แต่หากลูกค้าผิดนัดชำระหนี้หรือผิดนัดชำระ บริษัท อาจไม่สามารถชำระหนี้ได้ หากลูกค้าผิดนัดชำระหนี้ บริษัท จะต้องคำนวณและบันทึกการหักหนี้เสียเพื่อแก้ไขบันทึกและเรียกคืนภาษีใด ๆ ที่ชำระให้กับรายได้ที่ไม่ได้รับจริง
