วารสารและบัญชีแยกประเภทเป็นหนังสือสองประเภทที่ใช้เป็นประจำในกระบวนการบัญชี ถือเป็นกุญแจสำคัญในสิ่งที่เรียกว่าการบัญชีสองครั้งหนังสือแต่ละเล่มมีวัตถุประสงค์เฉพาะภายในกระบวนการโดยรวมของการเก็บบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง ในขณะที่ธุรกรรมหลายรายการที่โพสต์ทั้งในสมุดรายวันและบัญชีแยกประเภทเหมือนกันมีความแตกต่างที่สำคัญในวัตถุประสงค์และหน้าที่ของหนังสือบัญชีแต่ละบัญชีเหล่านี้
หนึ่งในความแตกต่างพื้นฐานที่สุดระหว่างวารสารและบัญชีแยกประเภทคือเมื่อมีการใช้งานในกระบวนการบัญชี สมุดรายวันทำหน้าที่เป็นสมุดบัญชีที่มีการทำธุรกรรมเป็นครั้งแรกในระบบบัญชีโดยมีการทำธุรกรรมมักจะเรียกว่ารายการต้นฉบับ ต่อมาในกระบวนการธุรกรรมเดียวกันนั้นจะถูกโพสต์เป็นรายการในบัญชีแยกประเภทโดยที่รายการนั้นจะถูกจัดตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับรายการอื่น ๆ เพื่อวัตถุประสงค์ในการประเมินและการวิเคราะห์
ความแตกต่างที่สำคัญอีกอย่างระหว่างบัญชีรายวันและบัญชีแยกประเภทคือลำดับของรายการภายในระเบียน วารสารจะถูกจัดเรียงตามลำดับเวลาเสมอทำให้ง่ายต่อการระบุธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับวันทำการสัปดาห์หรือรอบการเรียกเก็บเงินอื่น ๆ ในทางตรงกันข้ามการจัดเรียงของรายการภายในบัญชีแยกประเภทมีมากขึ้นเกี่ยวกับการจัดกลุ่มเช่นการทำธุรกรรมร่วมกันในบัญชีเฉพาะสำหรับวัตถุประสงค์ในการประเมินข้อมูลสำหรับวัตถุประสงค์ทางการเงินและบัญชีภายใน
วัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันของวารสารและบัญชีแยกประเภทก็หมายความว่าหนังสือแต่ละเล่มมีโครงสร้างที่แตกต่างกัน วารสารมักจะมีคำอธิบายสั้น ๆ ของการทำธุรกรรมรวมถึงวันที่และตำแหน่งของจำนวนการทำธุรกรรมในคอลัมน์เดบิตหรือเครดิต ไม่มีความพยายามที่จะรักษาสมดุลของธุรกรรมที่บันทึกไว้ในวารสาร ในทางตรงกันข้ามรายการไปยังบัญชีในบัญชีแยกประเภทจะต้องมีความสมดุลตลอดเวลา
มีความเห็นที่แตกต่างกันเกี่ยวกับการใช้ทั้งวารสารและบัญชีแยกประเภท โรงเรียนแห่งความคิดหนึ่งคิดว่าการรักษาสมุดบัญชีทั้งสองโอกาสในการระบุข้อผิดพลาดในการโพสต์นั้นได้รับการปรับปรุงปัจจัยที่สามารถเข้ามามีประโยชน์มากเมื่อและเมื่อบัญชีในบัญชีแยกประเภทไม่สมดุลกัน นอกจากนี้วารสารมักได้รับการยอมรับมากขึ้นว่าเป็นหลักฐานในศาลเนื่องจากกระบวนการที่ตรงไปตรงมาใช้ในการบันทึกธุรกรรมตามลำดับเวลา วิธีการที่แตกต่างกันคือการเก็บรักษาวารสารนั้นเป็นทางเลือกในขณะที่การรักษาบัญชีแยกประเภทเป็นสิ่งสำคัญในการติดตามธุรกรรมทางการเงินของ บริษัท รวมถึงในแง่ของการจัดเรียงบัญชีเพื่อให้สามารถคำนวณและชำระภาษีได้อย่างถูกต้อง
