ความแตกต่างระหว่างบัญชีย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นใช้งานได้ บัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท คือบัญชีของบัญชีระดับบนสุดที่ประกอบขึ้นเป็นระบบบัญชี บัญชีแยกประเภทย่อยเป็นบัญชีย่อยของบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภททั่วไปบันทึกรายการโฆษณาในหมวดบัญชีหลัก บัญชีแยกประเภทย่อยให้รายละเอียดสำหรับหนึ่งในรายการโฆษณาเหล่านั้นสร้างบัญชีขนาดเล็กแยกต่างหากสำหรับรายการที่สามารถติดตามธุรกรรมที่เฉพาะเจาะจงสำหรับรายการนั้น
ธุรกิจทั้งหมดจะต้องรักษาระบบการจัดทำบัญชีโดยหน่วยงานของรัฐ ธุรกิจขนาดเล็กมีหนังสือเพื่อให้เจ้าหน้าที่ภาษีสามารถรวบรวมภาษีการขายการจ้างงานและรายได้เป็นระยะ บริษัท มหาชนขนาดใหญ่มีหน้าที่ความรับผิดชอบเหล่านั้นและยังถูกกำหนดโดยหน่วยงานกำกับดูแลหลักทรัพย์ของรัฐบาลในการรักษาระบบบัญชีเพื่อรายงานสถานะทางการเงินของ บริษัท ต่อนักลงทุน แม้ว่าธุรกิจที่ไม่ใช่ส่วนรวมจะสามารถรักษาระบบการทำบัญชีทุกประเภทที่สะท้อนรายได้และค่าใช้จ่ายได้อย่างแม่นยำ บริษัท มหาชนใช้ระบบการทำบัญชีสองครั้งที่เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดโดยคณะกรรมการตรวจสอบมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศและระดับชาติ
การทำบัญชีสองครั้งเป็นระบบที่ติดตามบัญชีเจ็ดประเภท:
- สินทรัพย์
- หนี้สิน
- รายได้
- รายจ่าย
- กำไร
- การสูญเสีย
- ส่วนของเจ้าของ
บัญชีเหล่านี้เรียกว่าบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภททั่วไปจะรักษาบัญชีทั่วไปที่อยู่ภายใต้หมวดหมู่บัญชีเจ็ดประเภท ตัวอย่างเช่นธุรกิจมักมีบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับสินทรัพย์ถาวรสินทรัพย์หมุนเวียนหนี้สินหมุนเวียนหนี้สินระยะยาวรายได้จากการขายและค่าใช้จ่ายในการบริหาร มีการทำรายการไปยังบัญชีเหล่านี้โดยใช้การหักล้างบัญชีเดบิตและเครดิต
เนื่องจากบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นบัญชีระดับบนสุดที่สามารถมีส่วนประกอบย่อยบัญชีแยกประเภทย่อยจึงถูกนำมาใช้เพื่อให้รายละเอียดที่ชัดเจนในรายการบรรทัดบัญชี บัญชี บริษัท ย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปมีความสัมพันธ์แบบพึ่งพา แต่วิธีการที่บุคคลจัดการบัญชีทั้งสองประเภทและการป้อนข้อมูลเหมือนกัน ความแตกต่างระหว่างบัญชีย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นเป็นวิธีการใช้งานบัญชี
ตัวอย่างเช่นผู้ค้าส่งมักจะรักษาบัญชีรายได้จากการขาย บัญชีนี้เป็นบัญชีแยกประเภททั่วไประดับบนสุดเนื่องจากจะรวบรวมข้อมูลการขายทั้งหมดตามช่วงเวลา ผู้ค้าส่งมีแนวโน้มที่จะมีบัญชีลูกค้าซึ่งประกอบไปด้วยตัวเลขการขายและอาจแสดงรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยการวางลูกค้าแต่ละรายในบรรทัดแยกกับยอดขายทั้งหมดสำหรับลูกค้าแต่ละรายสำหรับปี ในระบบบัญชีบัญชีการขายบัญชีแยกประเภททั่วไปอาจมีบัญชีแยกประเภทย่อยที่แนบมากับลูกค้าแต่ละราย ธุรกรรมแต่ละรายการที่เฉพาะเจาะจงกับลูกค้านั้นจะถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภทย่อยของลูกค้าเป็นรายละเอียดของจำนวนเงินทั้งหมดที่บันทึกในบัญชีแยกประเภททั่วไป
บริษัท ย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปตรวจสอบและถ่วงดุลซึ่งกันและกัน บรรทัดบัญชีแยกประเภททั่วไปที่รายละเอียดบัญชีแยกประเภทในเครือเรียกว่าบัญชีการควบคุม ยอดรวมการทำธุรกรรมในบัญชีแยกประเภทย่อยจะต้องเท่ากับจำนวนเงินในบรรทัดที่สอดคล้องกันในบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อให้บัญชียังคงอยู่ในสมดุล
