ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินมาจากเมื่อแต่ละประเภทของเอกสารที่มีให้ในระหว่างกระบวนการจัดซื้อและวัตถุประสงค์สำหรับแต่ละเอกสาร ใบแจ้งหนี้มักจะออกโดยผู้ขายของผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับบุคคลหรือ บริษัท ที่ซื้อรายการนั้นมักจะเมื่อโอนรายการนี้ แต่ก่อนที่จะจ่าย ในทางกลับกันผู้ขายจะออกใบเสร็จให้ผู้ซื้อหลังจากได้รับชำระเงินแล้ว แม้ว่าผู้ขายจะออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน แต่ใบแจ้งหนี้เป็นคำขอการชำระเงินในขณะที่ใบเสร็จรับเงินเป็นบันทึกการชำระเงิน
ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินมักจะออกโดยผู้ขายของผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับผู้ซื้อของรายการนั้น ๆ แม้ว่าเอกสารแต่ละฉบับมีจุดประสงค์เพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน ใบแจ้งหนี้ใช้เป็นวิธีการจัดทำเอกสารผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ผู้ขายมอบให้แก่ผู้ซื้อจากนั้นจึงขอชำระเงินสำหรับรายการนั้น โดยทั่วไปจะออกเมื่อส่งมอบรายการที่สั่งซื้อแม้ว่าจะสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้หลังจากสั่งซื้อแล้ว แต่ก่อนส่งมอบ
ผู้ขายจะออกใบเสร็จให้ผู้ซื้อสินค้าหลังจากชำระเงินแล้วสำหรับสินค้านั้น มันทำหน้าที่เป็นหลักฐานการซื้อให้กับผู้ซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพดังนั้นเขาหรือเธอสามารถแสดงให้เห็นว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการถูกซื้ออย่างถูกกฎหมาย ผู้ซื้อสามารถใช้นี้เพื่อติดตามการชำระเงินที่ได้รับสำหรับรายการต่าง ๆ ทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินสามารถใช้เป็นส่วนหนึ่งของรอบการซื้อเพื่อช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายติดตามว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนในรอบนั้น
ความแตกต่างที่ซึ่งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินจะออกภายในเส้นเวลาของกระบวนการซื้อที่สำคัญ ความสำคัญของใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับการใช้ใบแจ้งหนี้สำหรับการจัดทำเอกสารการขายก่อนการชำระเงินช่วยให้ผู้ขายสามารถติดตามผลิตภัณฑ์ที่ส่งออกและระบุให้ผู้ซื้อทราบว่ามีผลิตภัณฑ์หรือบริการใดบ้างที่เข้ามา นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดตามสินค้าคงคลังอย่างถูกต้องทั้งสองด้านของกระบวนการจัดซื้อและสำหรับผู้ซื้อเพื่อติดตามการชำระเงินที่รอดำเนินการ ในทางกลับกันการอนุญาตให้ผู้ซื้อติดตามการชำระเงินที่ได้ทำไปแล้วและทำให้ผู้ขายสามารถติดตามการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้นและยังคงค้างอยู่
