บัญชีแยกประเภทย่อยจะใช้ในการบัญชีเพื่อติดตามรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยทั่วไปเป็นบัญชีหรือกลุ่มบัญชีที่เกี่ยวข้องที่ตรงกับรายการโฆษณาแต่ละรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภทย่อยช่วยให้ บริษัท สามารถบันทึกรายละเอียดเช่นการชำระเงินของลูกค้าหรือประวัติการซื้อโดยไม่กระทบกับบัญชีแยกประเภททั่วไป หากไม่มีบัญชีแยกประเภทย่อยบัญชีแยกประเภททั่วไปจะต้องรวมข้อมูลมากจนไม่สามารถใช้งานได้
บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นบันทึกหลักของธุรกิจ บัญชีสำหรับสินทรัพย์หนี้สินและรายได้ทั้งหมดสามารถเป็นบัญชีแยกประเภททั่วไป ในทางปฏิบัติแล้วบัญชีแยกประเภททั่วไปเปรียบเสมือนบทสรุป มันให้ผลรวม แต่ไม่ใช่รายละเอียดว่าเงินนั้นมาจากไหนหรือสามารถแบ่งย่อยเป็นส่วน ๆ ได้อย่างไร บัญชีแยกประเภททั่วไปที่สรุปบัญชีแยกประเภทย่อยนั้นเรียกว่าบัญชีควบคุมหรือบัญชีหลัก
บัญชีควบคุมให้ภาพรวม แต่บัญชีย่อยให้รายละเอียด บัญชีย่อยไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่จะอนุญาตให้ บริษัท ตรวจสอบแต่ละองค์ประกอบของบัญชีควบคุมได้ ตัวอย่างเช่นบัญชีควบคุมอาจแสดงรายได้ $ 5,000 $ 5,000 นั้นอาจรวมเช็คหลายใบจากลูกค้าหลายราย บัญชีแยกประเภทย่อยจะมีบัญชีส่วนบุคคลสำหรับลูกค้าแต่ละรายเพื่อติดตามจำนวนลูกค้าแต่ละรายที่จ่ายและสิ่งที่พวกเขาจ่ายเงิน
บริษัท จะมีบัญชีแยกประเภททั่วไปเพียงบัญชีเดียวสำหรับแต่ละประเภทบัญชี แต่สามารถมีบัญชีแยกประเภทย่อยได้มากเท่าที่จำเป็นในการติดตามรายละเอียด บาง บริษัท อาจมีบัญชีย่อยหลายร้อยหรือหลายพันบัญชีขึ้นอยู่กับฐานลูกค้าของพวกเขามีกี่เจ้าหนี้และรายละเอียดอื่น ๆ ยอดรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยเท่ากับยอดรวมในบัญชีแยกประเภททั่วไปหรือยอดรวมของกลุ่มบัญชีแยกประเภทย่อยที่เกี่ยวข้อง
นอกเหนือจากการจัดระเบียบ บริษัท แล้วบัญชีแยกประเภทในเครือยังสามารถช่วยควบคุมการไหลของข้อมูล พนักงานบริการลูกค้าสามารถเข้าถึงบัญชีแยกประเภทย่อยหรือกลุ่มบัญชีแยกประเภทเพื่อดูประวัติการซื้อของลูกค้าและรูปแบบการซื้อโดยไม่ต้องเข้าถึงข้อมูลทางการเงินของ บริษัท ทั้งหมด ในขณะเดียวกันนักบัญชีของ บริษัท สามารถทำงานประจำวันในบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยไม่ต้องลุยรายละเอียดของบัญชีแยกประเภทย่อย
