ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะได้ยินคนที่พยายามเปิดคอมพิวเตอร์ของเขาและพบว่าไฟล์ทั้งหมดหายไปดิสก์เสียหายหรือไฟล์สำคัญที่ถูกลบโดยไม่ตั้งใจ หากไม่มีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมผู้ใช้จะต้องซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่หรือพยายามทำซ้ำไฟล์ หากมีการติดตั้งเครื่องมือการกู้คืนข้อมูลโอเพนซอร์สปัญหาเหล่านี้อาจได้รับการแก้ไขอย่างง่ายดาย งานที่พบบ่อยที่สุดสำหรับเครื่องมือการกู้คืนข้อมูลแบบโอเพ่นซอร์สคือการกู้คืนไฟล์และอีเมลที่ถูกลบดังนั้นคุณลักษณะนี้จึงเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อพยายามเลือกสิ่งที่ดีที่สุดจากตัวเลือกที่มีอยู่ ความสามารถในการขุดไฟล์จากสื่อบันทึกข้อมูลเช่นธัมบ์ไดรฟ์และคอมแพคดิสก์ (ซีดี) ก็มีความสำคัญเช่นกัน การกู้คืนดิสก์ที่เสียหายและสื่อเข้ารหัสมีไว้สำหรับสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด
ผู้ใช้หลายคนลบไฟล์สำคัญออกโดยไม่ตั้งใจแล้วก็ตกใจเพราะเชื่อว่าไม่มีทางที่จะรับไฟล์กลับมาได้ โปรแกรมกู้คืนข้อมูลแบบโอเพ่นซอร์สมักจะมาพร้อมกับเครื่องมือที่สามารถขุดระบบและกู้คืนไฟล์ ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูลโอเพ่นซอร์สที่ดีที่สุดจะสามารถกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบอีเมลไฟล์เพลงและเอกสารอื่น ๆ
สื่อเก็บข้อมูลแบบพกพาเช่นซีดีแผ่นดิสก์อเนกประสงค์แบบดิจิทัล (ดีวีดี) และไดรฟ์หัวแม่มือมีแนวโน้มที่จะเกิดความเสียหาย ข้อมูลยังสามารถลบได้เนื่องจากอายุรอยขีดข่วนหรือแรงแม่เหล็ก โปรแกรมกู้คืนข้อมูลโอเพนซอร์ซควรมีเครื่องมือที่สามารถกู้คืนข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดได้ วิธีนี้หากใช้สื่อบันทึกข้อมูลเป็นแหล่งเก็บถาวรข้อมูลสามารถกู้คืนได้โดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่เกิดขึ้นกับสื่อบันทึก
ฮาร์ดไดรฟ์ทั้งหมดอาจเสียหายหรือผู้ใช้อาจฟอร์แมตดิสก์เพื่อล้างข้อมูลสำหรับการติดตั้งใหม่ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดผลลัพธ์ก็คือไฟล์ทั้งหมดจะถูกลบออกจากฮาร์ดไดรฟ์ โปรแกรมกู้คืนข้อมูลโอเพ่นซอร์สที่ดีที่สุดจะสามารถค้นหาผ่านฮาร์ดไดรฟ์เพื่อค้นหาไฟล์ที่จำเป็นเพื่อให้สามารถสำรองและกู้คืนได้
เมื่อมีการใช้สื่อที่เข้ารหัสมันจะป้องกันไม่ให้ใครก็ตามยกเว้นบุคคลที่มีรหัสการเข้ารหัสไม่ให้เปิด หากคีย์หายไปผู้ใช้สามารถลองสร้างคีย์ใหม่ซึ่งแทบจะเป็นไปไม่ได้หรือเครื่องมือกู้คืนข้อมูลแบบโอเพ่นซอร์สสามารถกู้คืนคีย์ได้ ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูลจะไม่สามารถเปิดสื่อที่เข้ารหัสได้ แต่ควรจะได้รับกุญแจสำรองเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเปิดไฟล์ได้
