ซอฟต์แวร์ตัวจัดการการพิมพ์ช่วยให้ผู้ใช้คอมพิวเตอร์เลือกสิ่งที่ต้องการพิมพ์ ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ผู้ใช้สามารถพิมพ์เฉพาะสิ่งที่จำเป็นและสามารถหลีกเลี่ยงการสิ้นเปลืองหมึกและกระดาษของเครื่องพิมพ์ในรูปแบบพิเศษชิ้นส่วนเอกสารหรือองค์ประกอบเว็บไซต์ที่มีอยู่บนหน้ากระดาษ นอกเหนือจากการช่วยเหลือในการพิมพ์เอกสารส่วนบุคคลแล้วยังมียูทิลิตีการบันทึกการพิมพ์บางอย่างเพื่อแจ้งผู้จัดการสำนักงานหรือผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวกับพฤติกรรมการพิมพ์ของพนักงานหรือผู้อุปถัมภ์
ซอฟต์แวร์การพิมพ์สามารถมาในรูปแบบเดสก์ท็อปหรือเบราว์เซอร์ สามารถดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์และสามารถติดตั้งปลั๊กอินของเบราว์เซอร์เพื่อให้ทำงานร่วมกับเบราว์เซอร์ของผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อทำงานบนเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์จะเปิดโดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้พยายามพิมพ์จากแอปพลิเคชัน ผู้ใช้อาจได้รับแจ้งพร้อมแสดงตัวอย่างงานพิมพ์และเสนอความสามารถในการแก้ไขงานพิมพ์โดยลบองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นหรือรวมเอกสารหลายชุด ซอฟต์แวร์ที่ทำงานเป็นปลั๊กอินของเบราว์เซอร์สามารถจัดการได้จากภายในเบราว์เซอร์และผู้ใช้สามารถลบโฆษณารูปภาพท้ายกระดาษส่วนหัวหรือส่วนอื่น ๆ ที่ใช้ได้ของเว็บไซต์สำหรับงานพิมพ์
คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ตัวจัดการการพิมพ์อาจแตกต่างกันไปในแต่ละชุดซอฟต์แวร์ คุณสมบัติทั่วไปบางอย่างรวมถึงความสามารถในการข้ามหน้าว่างโดยอัตโนมัติรวมงานพิมพ์หลายงานลบข้อความและรูปภาพส่วนเกินลบหน้าที่ไม่จำเป็นและบันทึกและส่งอีเมลงานพิมพ์ที่กำหนดเอง ผู้ใช้สามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเหล่านี้อย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งหมดเพื่อประหยัดกระดาษให้สูงสุด
องค์กรไม่แสวงหากำไรห้องสมุดโรงเรียนห้องปฏิบัติการการเรียนรู้และศูนย์เทคโนโลยีชุมชนอาจได้รับประโยชน์จากการติดตั้งและใช้งานซอฟต์แวร์ตัวจัดการการพิมพ์ การใช้ซอฟต์แวร์นี้สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและประหยัดทรัพยากรของชุมชน ซึ่งอาจส่งผลให้มีการใช้สิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติม บริษัท ต่างๆอาจเพิ่มผลกำไรได้ง่ายๆโดยการใช้ซอฟต์แวร์ตัวจัดการการพิมพ์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรการดำเนินงานรายวัน
นอกจากนี้ยังสามารถดาวน์โหลดติดตั้งและใช้งานซอฟต์แวร์ยูทิลิตี้การจัดการการพิมพ์จำนวนเท่าใดก็ได้ ตัวอย่างเช่นแพคเกจซอฟต์แวร์หนึ่งอาจทำงานเพื่อบล็อกรูปภาพในขณะที่อีกชุดจะแสดงตัวอย่างเอกสารก่อนที่จะพิมพ์ โชคดีที่ซอฟต์แวร์การพิมพ์มักจะฟรีหรือมีราคาถูกและอาจมอบส่วนลดให้กับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรหรือการศึกษา ผู้ใช้ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์ของพวกเขามีไดรเวอร์เครื่องพิมพ์ที่จำเป็นติดตั้งอยู่และสามารถเข้าถึงเครือข่ายหรือเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ เพื่อตรวจสอบการทำงานขั้นพื้นฐานผู้ใช้ควรพิมพ์เอกสารทดสอบก่อนดาวน์โหลดซอฟต์แวร์
