ทุกคนที่ใช้อีเมลหรือทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่าง ๆ ได้ยินการซิป โดยพื้นฐานแล้วการซิปคือการสร้างสิ่งที่เรียกว่าไฟล์ซิป การซิปนั้นสร้างวิธีการวางจำนวนไฟล์ต่าง ๆ ไว้ในโฟลเดอร์เดียวจากนั้นทำการบีบอัดโฟลเดอร์ให้มีขนาดที่เล็กกว่าไฟล์แต่ละไฟล์ที่รวมอยู่ ไฟล์ซิปมีประโยชน์มากเมื่อพูดถึงการจัดการพื้นที่บนฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์รวมถึงใช้งานได้ง่ายขึ้นมากเมื่อส่งเอกสารทางอีเมล
หนึ่งในสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการซิปคือกระบวนการไม่จำเป็นต้องถาวร โฟลเดอร์และไฟล์สามารถแตกหรือคลายซิปได้อย่างง่ายดายเหมือนกับการบีบอัดหรือบีบอัดไฟล์ตั้งแต่แรก ซอฟต์แวร์เดียวกันกับที่ใช้สำหรับกระบวนการซิปยังมีโปรโตคอลการคลายซิปด้วยเช่นกัน เมื่อทำการคลายการบีบอัดไฟล์ซอฟต์แวร์ต้องใช้การดำเนินการเพียงเล็กน้อยในส่วนของผู้ใช้ ไม่จำเป็นต้องให้ระบบกำหนดค่ารูปแบบไฟล์ดั้งเดิมอีกครั้งเนื่องจากซอฟต์แวร์จะกู้คืนการตั้งค่าดั้งเดิมโดยอัตโนมัติในขณะที่แตกไฟล์จากโฟลเดอร์ซิป
การซิปเป็นวิธีที่นิยมเก็บเอกสารเก่าที่ไม่ต้องการเป็นประจำ ไฟล์ซิปถูกเก็บไว้ใน CDR หรือเก็บถาวรบนเซิร์ฟเวอร์ทั่วไป สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างในฮาร์ดไดรฟ์แต่ละตัวซึ่งสามารถใช้กับไฟล์และซอฟต์แวร์ที่เข้าถึงได้เป็นประจำ เนื่องจากการดึงไฟล์ซิปใช้เวลาน้อยมากการซิปจึงเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทุกวันในทุกธุรกิจที่ต้องการป้อนข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบธุรกิจ
การซิปก็เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านอีเมล สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อผู้รับอาจใช้กระบวนการเชื่อมต่อที่ช้ากว่าเช่นที่โรงแรม ในขณะที่ซิปไม่ได้ทำอะไรเพื่อเพิ่มความเร็วของการเชื่อมต่อผ่านสายโทรศัพท์มันจะสร้างข้อมูลจำนวนเล็กน้อยสำหรับการเชื่อมต่อในการประมวลผลและส่งมอบ มีความปลอดภัยจำนวนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการซิปเช่นกัน ก่อนผู้รับจะต้องมีซอฟต์แวร์ซิปเพื่อแยกไฟล์ซิป ประการที่สองเป็นไปได้ที่จะเข้ารหัสไฟล์ด้วยรหัสผ่านในระหว่างกระบวนการของการซิป สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้ใครก็ตามที่ไม่สามารถเข้าถึงรหัสผ่านสามารถเปิดและอ่านเอกสารได้
