มารยาททางอีเมลบางครั้งเรียกว่า netiquette ในวงกว้างเป็นสิ่งที่ซับซ้อน แน่นอนว่าไม่เหมาะสมที่จะไม่ตอบอีเมลโดยเฉพาะอย่างยิ่งจากบุคคลทั่วไป แต่เราทุกคนยุ่งในบางครั้งและอาจทำได้ไม่เกินที่จะรับทราบอีเมลและสัญญาว่าจะเขียนรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง คำถามที่ว่าการส่งคำตอบอัตโนมัติไปยังอีเมลทั้งหมดนั้นเหมาะสมหรือไม่นั้นเป็นเรื่องที่ซับซ้อนเช่นกัน
โดยทั่วไปถือว่าไม่เหมาะสมที่จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังอีเมลทั้งหมดเมื่อคุณสามารถตอบกลับได้อย่างสมบูรณ์ การฝึกฝนเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นแม้ว่าผู้คนจะสามารถตอบจดหมายของพวกเขาได้และสิ่งนี้ดูเหมือนเป็นการละเมิดมารยาททางอีเมล ในทางกลับกันถ้าคุณวางแผนที่จะพักร้อนและคุณเป็นส่วนตัวทำงานให้กับธุรกิจขนาดเล็กหรือมีการฝึกฝนส่วนตัวในฐานะนักกฎหมายหรือแพทย์ผู้คนอาจรอเป็นเวลาหลายวันถึงหลายสัปดาห์โดยหวังว่าจะได้รับคำตอบ จากคุณซึ่งอาจใช้เวลามากกว่าที่คาดไว้ หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาททางอีเมลแนะนำให้คุณเขียนคำตอบที่เหมาะสมและส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังอีเมลทั้งหมดหากคุณวางแผนที่จะไม่อยู่ที่คอมพิวเตอร์หรือแหล่งอีเมลเป็นเวลานานกว่า 48 ชั่วโมงในช่วงสัปดาห์ทำการ
กรอบการตอบกลับของคุณควรสุภาพและไม่ชอบธุรกิจเนื่องจากคุณอาจได้รับจดหมายจากเพื่อนหรือผู้เชี่ยวชาญ ระบุการขาดงานของคุณแม้ว่าไม่จำเป็นต้องระบุสาเหตุและให้เวลาประมาณว่าคุณจะเริ่มตอบอีเมลเมื่อใด ให้เวลาตัวเองสักสองสามวันโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณได้รับอีเมลจำนวนมาก วิธีนี้คุณสามารถทำตามภาระผูกพันของคุณในการตอบอีเมลในขณะที่ยังให้เวลากับตัวเองเพื่อกลับเข้าเกียร์หลังจากไม่อยู่สองสามวัน
โปรดทราบว่าบางอีเมลของคุณมีแนวโน้มที่จะตีกลับเมื่อคุณใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติโดยเฉพาะถ้าคุณได้รับอีเมลขยะหรือสแปมจำนวนมาก ในความเป็นจริงหากคุณสมัครเป็นสมาชิกกลุ่มข่าวหรือเว็บไซต์เครือข่ายสังคมคุณอาจต้องการยกเลิกการสมัครในขณะที่คุณกำลังพักผ่อน ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ต้องกรอกกล่องจดหมายของคนอื่นด้วยข้อความหลายข้อความเกี่ยวกับวิธีที่คุณไม่อยู่ซึ่งถือเป็นเรื่องหยาบคาย ในทางทฤษฎีถ้าคุณจะใช้การตอบกลับอัตโนมัติกับอีเมลทั้งหมดในขณะที่คุณไม่อยู่คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับข้อความที่มีลักษณะเป็นส่วนตัวหรือธุรกิจเท่านั้น หากคุณไม่ต้องการที่จะพลาดข่าวสารกลุ่มข่าวสารหรืออีเมล Bacn สมัครสมาชิกเหล่านี้ภายใต้ที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกว่าที่คุณใช้สำหรับการติดต่อส่วนบุคคลหรือธุรกิจ
บริษัท หรือธุรกิจขนาดใหญ่ที่ได้รับอีเมลจำนวนมากอาจใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติเพื่อรับทราบอีเมล ถือว่าเป็นเรื่องที่สุภาพสำหรับ บริษัท ใด ๆ ที่จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังอีเมลทั้งหมดเนื่องจากยอมรับว่าได้รับสิ่งเหล่านี้ สถานการณ์นี้คล้ายคลึงกับพนักงานเสิร์ฟไม่ว่างพยักหน้าให้คุณที่ร้านอาหาร เธอให้คุณรู้ว่าเธอเห็นคุณและจะไปที่โต๊ะของคุณทันทีที่เธอทำได้ บริษัท ขนาดใหญ่ที่จะตอบอีเมลของคุณในท้ายที่สุดคือการให้ผงกศีรษะที่เป็นมิตรพร้อมกับสัญญาว่าจะตอบกลับเป็นการส่วนตัวในเวลาไม่กี่วันหรือสัปดาห์
เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับแพทย์นักบำบัดและผู้เชี่ยวชาญด้านสุขภาพที่ใช้การติดต่อทางอีเมลกับผู้ป่วยเพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังอีเมลทั้งหมดเมื่อพวกเขาจะออกนอกเมืองในช่วงสัปดาห์ธุรกิจนานกว่าสองวัน หากผู้ป่วยมีความกังวลในทันทีผู้เชี่ยวชาญด้านสุขภาพสามารถระบุการติดต่ออื่นเพื่อให้ผู้ป่วยไม่จำเป็นต้องรอเป็นเวลาหลายวันและไม่สามารถจัดการกับปัญหาสุขภาพที่อาจต้องได้รับการดูแลทันที
