การประชุมออนไลน์เป็นการรวมตัวกันที่เกิดขึ้นโดยใช้อินเทอร์เน็ตเป็นสื่อกลางในการสื่อสารแบบเรียลไทม์ แทนที่จะรวบรวมผู้เข้าร่วมประชุมไว้ในสถานที่จริงหนึ่งเดียวเวิลด์ไวด์เว็บถูกใช้เพื่อสร้างสถานที่ประชุมเสมือนที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการประชุมออนไลน์ผู้เข้าร่วมอาจสื่อสารกับผู้อำนวยความสะดวกหรือประธานได้หลายวิธี
หนึ่งในวิธีที่ใช้กันทั่วไปและราคาไม่แพงในการจัดการประชุมออนไลน์คือการใช้ประโยชน์จากความสามารถในการสร้างห้องแชทส่วนตัวที่มีการซ้อนทับเสียง ในแอปพลิเคชันนี้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนตั้งค่าบัญชีกับผู้ให้บริการห้องแชท ประธานสร้างห้องสนทนาส่วนตัวและเชิญผู้เข้าร่วมประชุมให้เข้าห้อง เมื่อทุกคนรวมตัวกันแล้วการประชุมสามารถเกิดขึ้นได้โดยพิมพ์ข้อความลงในกระดานสนทนาทั่วไปหรือใช้ฟังก์ชั่นเสียงร่วมกับลำโพงและไมโครโฟนที่เชื่อมต่อกับเดสก์ท็อปหรือคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปของผู้เข้าร่วมแต่ละคน ในขณะที่การโต้ตอบมี จำกัด โดยทั่วไปจะไม่มีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับตัวเลือกนี้และหากการสื่อสารด้วยวาจาเพียงพอที่จะดำเนินการประชุมอย่างถูกต้องโดยใช้ห้องสนทนาจะทำงานได้ดีมาก
สำหรับการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นการใช้ผู้ให้บริการการประชุมผ่านเว็บอาจเป็นตัวเลือก ด้วยการประชุมผ่านเว็บปกติจะมีความสามารถในการสื่อสารด้วยวาจาผ่านการเชื่อมต่อการประชุมทางเสียงที่ทำงานแยกต่างหากจากส่วนภาพของการประชุม ผู้อำนวยความสะดวกสามารถแบ่งปันงานนำเสนอสไลด์สเปรดชีตและเอกสารอื่น ๆ กับกลุ่มโดยโพสต์ในหน้าต่างการดู
ด้วยการประชุมออนไลน์ส่วนใหญ่ประเภทนี้ผู้อำนวยความสะดวกอาจกำหนดให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ เข้าสู่สิ่งที่เรียกว่าโหมดฟังอย่างเดียว นั่นคือพวกเขาสามารถได้ยินสิ่งที่วิทยากรพูด แต่ไม่สามารถตอบด้วยวาจา บริการการประชุมผ่านเว็บส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุมส่งคำถามและความคิดเห็นไปยังผู้สัมภาษณ์ผ่านทางอินเทอร์เฟซที่มีเพียงผู้ให้บริการเท่านั้นที่สามารถมองเห็นได้ วิธีการนี้มักจะทำงานได้ดีเมื่อมีความจำเป็นต้องทำการนำเสนออย่างเป็นทางการ เมื่อผู้อำนวยความสะดวกพร้อมสำหรับการโต้ตอบด้วยวาจาปกติแล้วจะมีตัวเลือกในการเชื่อมต่อการประชุมทั้งหมดแบบอินเทอร์แอคทีฟอย่างสมบูรณ์หรือเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้รับการยอมรับและอนุญาตให้ถามคำถามหรือตอบคำถามด้วยวาจา
การประชุมออนไลน์มีข้อดีหลายประการ ครั้งแรกเป็นไปได้ที่จะจัดประชุมโดยแจ้งให้ทราบสั้น ๆ ผู้คนไม่จำเป็นต้องจัดเตรียมการเดินทางไปประชุมทางกายภาพหรือปิดกั้นเวลาเดินทางไปและกลับจากการประชุม ประการที่สองระยะทางจะไม่มีปัญหา ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนในโลก ประการที่สามการประชุมออนไลน์นำความสะดวกในการประชุมทางเสียงไปสู่ความสูงใหม่ด้วยการอนุญาตให้มีการโต้ตอบด้วยภาพ บริการการประชุมออนไลน์จำนวนมากทำให้สามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะเช่นการทำงานร่วมกันประธานหลายคนและไซต์การประชุมที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการประชุมออนไลน์ในรูปแบบฟรีและค่าธรรมเนียมสามารถช่วยให้ บริษัท ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มาก ในขณะเดียวกันองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรและศรัทธายังสามารถใช้การประชุมออนไลน์เพื่อประโยชน์ที่ยิ่งใหญ่ทั้งเพื่อวัตถุประสงค์ภายในและเพื่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้สนับสนุนหรือสมัครพรรคพวกขององค์กร
