รูปแบบเอกสารพกพาเป็นรูปแบบของไฟล์ที่อนุญาตให้สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำหรือซอฟต์แวร์สื่อสิ่งพิมพ์ชนิดใดก็ได้ โบนัสสามารถแบ่งปันเอกสารกับผู้อื่นที่สามารถเปิดและอ่านเอกสารได้ไม่ว่าซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่ใช้จะเป็นอะไรก็ตาม นี่คือข้อมูลบางส่วนเกี่ยวกับวิธีสร้างไฟล์ PDF และทำไมจึงเป็นสินทรัพย์ดังกล่าวในแอปพลิเคชันที่หลากหลาย
ไฟล์ PDF ได้รับการพัฒนาโดย Adobe Systems และเป็นวิธีสำหรับผู้ที่ใช้ระบบประมวลผลคำหลายคำเพื่อแบ่งปันเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ เนื่องจากมีชุดซอฟต์แวร์ประมวลผลคำหลายชุดที่ใช้ไม่ได้กับอีกชุดหนึ่งดังนั้นความต้องการรูปแบบไฟล์ทั่วไปที่ทุกคนสามารถเปิดและอ่านได้จึงกลายเป็นหัวใจสำคัญของซอฟต์แวร์Adobe®Acrobat®
ไม่ว่าผู้ใช้ปลายทางต้องการโอเพ่นซอร์สMicrosoft®หรือCorel® word processor สามารถสร้างเอกสารในโปรแกรมที่เลือกจากนั้นบันทึกเป็นไฟล์ PDF ด้วยชุดAdobe®เต็มรูปแบบคุณยังสามารถสร้างเอกสารโดยใช้ซอฟต์แวร์Adobe®ที่มีระดับความง่ายดายเหมือนกับโปรแกรมประมวลผลคำใด ๆ ไฟล์ PDF ที่บันทึกไว้สามารถแชร์กับผู้อื่นได้ซึ่งจะต้องดาวน์โหลดAdobe®Reader®ฟรีเพื่อเปิดและอ่านไฟล์เท่านั้น
ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ไฟล์ PDF เพื่อแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือไฟล์นั้นสามารถล็อคกับการแก้ไขโดยผู้อื่นแม้ว่าพวกเขาจะมีซอฟต์แวร์Acrobat®ก็ตาม สิ่งนี้ได้เพิ่มการใช้ไฟล์ PDF สำหรับแอปพลิเคชันเช่นจดหมายข่าวอิเล็กทรอนิกส์สัญญาหนังสือต้นฉบับและรายงานทางการเงิน เนื่องจากเอกสารมีความปลอดภัยผู้สร้างเอกสารจะคงการควบคุมในระดับสูงแม้ว่าเอกสารจะถูกกระจายอย่างกว้างขวาง นอกเหนือจากการใช้งานบ่อยในโลกธุรกิจแล้วไฟล์ PDF ยังถูกใช้บ่อยเพื่อสร้างหนังสืออิเล็กทรอนิกส์เพื่อขายนิตยสารออนไลน์และแผ่นพับอิเล็กทรอนิกส์สำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร
ในขณะที่ไฟล์ PDF ได้รับการพัฒนาโดยAdobe® แต่ปัจจุบันมีผลิตภัณฑ์จำนวนมากในตลาดที่จะแปลงสเปรดชีตเอกสารข้อความและซอฟต์แวร์การเขียนอิเล็กทรอนิกส์ทุกรูปแบบให้เป็นไฟล์ PDF โดยทั่วไปผลิตภัณฑ์เหล่านี้อาจมุ่งเน้นการแปลงไฟล์ประเภทอื่นเป็นรูปแบบ PDF แทนที่จะสร้างไฟล์ PDF ตั้งแต่เริ่มต้น ในขณะที่ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ดูเหมือนจะทำงานได้ดี แต่มีเพียงไม่กี่ผลิตภัณฑ์เท่านั้นที่สามารถแข่งขันกับคุณสมบัติของ Acrobat ได้ เมื่อพูดถึงการสร้างและอ่านไฟล์ PDF ต้นฉบับอาจยังดีที่สุด
