บางครั้งการจัดรูปแบบเอกสารอาจทำให้ผู้ใช้มีความโปร่งใสและบางครั้งอาจทำให้ผู้ใช้สับสนได้ วิธีหนึ่งในการบรรลุผลลัพธ์การจัดรูปแบบที่ดีโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อยคือทำความคุ้นเคยกับโปรแกรมที่ใช้ เคล็ดลับอีกประการหนึ่งคือการทำให้การจัดรูปแบบเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และคิดว่านอกเหนือจากฟังก์ชั่นพื้นฐานของเครื่องมือที่มีอยู่เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ การรู้เป้าหมายของเอกสารที่จัดรูปแบบไม่ว่าจะเป็นเครื่องพิมพ์อุปกรณ์พกพาหรือหน้าเว็บสามารถช่วยหลีกเลี่ยงกลไกการจัดรูปแบบเอกสารที่อาจไม่แปลเป็นสื่อปลายทาง การทำความเข้าใจกับลักษณะต่าง ๆ ของวิธีการใช้เอกสารนั้นสามารถช่วยในการกำหนดวัตถุเช่นรูปภาพดังนั้นมันจึงดูเป็นมืออาชีพและมีคุณภาพที่ยอดเยี่ยมเมื่อมีเอกสารหนึ่งออกมา
ความรู้เกี่ยวกับการทำงานของซอฟต์แวร์แก้ไขเอกสารมีความสำคัญต่อการใช้การจัดรูปแบบเอกสารในระดับปานกลาง สิ่งที่อาจดูเหมือนชุดเครื่องมือง่าย ๆ อาจมีความซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากการโต้ตอบกับข้อความและการเริ่มต้นของกันและกันในการสร้างผลลัพธ์ที่คาดเดาไม่ได้ การตัดข้อความการขึ้นบรรทัดใหม่เลเยอร์และวัตถุที่แทรกเช่นเซลล์สเปรดชีตสามารถถูกโยนออกไปตามสไตล์หรือองค์ประกอบเฉพาะ การจัดรูปแบบอาจดูสมบูรณ์แบบจนกว่าจะส่งออกหรือส่งไปยังเครื่องพิมพ์ การรู้วิธีและเหตุใดโปรแกรมจึงทำงานในแบบที่มันสามารถขจัดความยุ่งยากนี้ได้
มันเป็นสิ่งสำคัญในการออกแบบการจัดรูปแบบเอกสารโดยคำนึงถึงผลลัพธ์ที่ได้ มีจุดประสงค์เล็กน้อยในการใช้ภาพตัดปะสีในเอกสารที่จะพิมพ์เป็นขาวดำ การจัดรูปแบบที่ซับซ้อนบางอย่างโดยเฉพาะวัตถุที่เชื่อมโยงระหว่างชุดสำนักงานอาจแปลได้ไม่ดีในไฟล์ HyperText Markup Language (HTML) หนังสืออิเล็กทรอนิกส์รายงานหรือแผ่นพับโฆษณาส่งเสริมการขายทั้งหมดมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการจัดรูปแบบที่สามารถเปลี่ยนปริมาณเนื้อหาและลักษณะของการออกแบบได้ การใช้แม่แบบหรือพล็อตเลย์เอาต์ของเอกสารก่อนที่จะเริ่มสามารถประหยัดเวลาและป้องกันปัญหา
บ่อยที่สุดการจัดรูปแบบเอกสารอย่างง่ายมีประสิทธิภาพมากที่สุด เค้าโครงที่ซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับเฟรมหรือตารางที่ซ้อนอยู่ภายในตารางอื่นอาจแสดงผลไม่ถูกต้องผ่านอุปกรณ์หรือโปรแกรมอื่น ในทำนองเดียวกันก็ไม่ควรใช้การเว้นช่องว่างสำหรับการจัดรูปแบบ ควรใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบในเครื่องมือแก้ไขตามที่กำหนดไว้สำหรับการจัดรูปแบบโดยไม่มีทางลัดเพื่อให้แน่ใจว่ามีโอกาสสูงสุดในการส่งออกที่ไร้ที่ติ
การพัฒนาการจัดรูปแบบเอกสารและเนื้อหาจำเป็นต้องจับมือกันแม้ว่าพวกเขาควรจะวางแผนออกเป็นรายบุคคลก่อนที่จะย้ายไปที่บรรณาธิการ การสร้างการจัดรูปแบบได้ทันทีอาจทำให้ผู้ใช้สูญเสียการมองเห็นของการออกแบบที่ใหญ่ขึ้น การพยายามสร้างเนื้อหาสำหรับรูปแบบในขณะที่กระโดดจากองค์ประกอบหนึ่งไปอีกองค์ประกอบหนึ่งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือตัวแบ่งในการจัดรูปแบบ ด้วยการวางแผนที่มั่นคงสำหรับการจัดรูปแบบเอกสารและเนื้อหาในสถานที่ก่อนเวลาผลลัพธ์ที่ได้จะแล้วเสร็จภายในปัญหาที่น้อยที่สุด
