มากกว่าสินค้าอื่น ๆ องค์กรสมัยใหม่ถูกเติมพลังด้วยข้อมูล การโจมตีของสื่อที่สร้างขึ้นด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เปลี่ยนเศรษฐกิจของเราให้เป็นเศรษฐกิจข้อมูลโดยองค์กรที่ใหญ่ที่สุดที่มีเนื้อหาจำนวนมากอาจมีข้อมูลหลายเทราไบต์ หาก บริษัท ฟอร์จูน 500 ทุกวันนี้มีข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบที่พิมพ์ออกมามันจะต้องใช้กองทัพของพนักงานไฟล์เพียงเพื่อติดตามข้อมูลทั้งหมด
องค์กรจำนวนมากมีการแสดงตนผ่านเว็บทั้งภายในและภายนอกซึ่งทั้งสองอย่างนั้นอาจมีข้อมูลที่อัปเดตเป็นจำนวนมาก การจัดการเนื้อหาเว็บเป็นส่วนย่อยที่สำคัญของการจัดการเนื้อหาและอ้างอิงถึงโปรแกรมและอุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดการเนื้อหาบนเว็บนี้
ระบบการจัดการเนื้อหาเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ข้อมูลและจัดระเบียบข้อมูลดังกล่าวเพื่อให้สามารถเรียกค้นค้นหาและอัปเดตได้ง่ายและแบ่งปันทั่วทั้งองค์กร ส่วนประกอบพื้นฐานคือเทคโนโลยีฐานข้อมูลแม้ว่า CMS จะเป็นมากกว่าฐานข้อมูล มันรวมถึงเทคโนโลยีการค้นหาที่ซับซ้อนและกลไกการเก็บข้อมูลแบบทำเป็นชั้นซึ่งอาจหมุนเวียนเนื้อหาไปสู่การจัดเก็บบนฮาร์ดแวร์ประเภทต่างๆ (CD-ROM, เทป, ฯลฯ ) ขึ้นอยู่กับความถี่ในการเข้าถึง
CMS เนื่องจากมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการข้อมูลทุกประเภทโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบต้องเสนอการทำงานร่วมกันของเอกสารในระดับสูง กล่าวคือเอกสารทั้งหมดรวมถึงเอกสารประมวลผลคำสเปรดชีตฐานข้อมูลไฟล์. PDF และไฟล์ประเภทอื่น ๆ จะต้องจัดหมวดหมู่และอ้างอิงข้ามเพื่อให้เมื่อทำการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะพร้อมใช้งานโดยไม่คำนึงถึง ต้นกำเนิดหรือรูปแบบ นอกจากนี้การทำงานร่วมกันระหว่างระบบการจัดการเนื้อหาได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้หลายองค์กรและหน่วยงานภาครัฐสามารถแบ่งปันข้อมูลเมื่อจำเป็นแม้ว่าพวกเขาจะใช้ระบบที่แตกต่างกัน
ในขณะที่การแบ่งปันข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งในเศรษฐกิจข้อมูลในปัจจุบันระบบการจัดการเนื้อหาจะต้องคำนึงถึงการอนุญาตบัญชีและจัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกเช่นผู้ดูแลระบบสามารถระบุผู้รับที่อาจเข้าถึงเนื้อหาใด สิทธิ์การเข้าถึงเอกสารควรสามารถกำหนดให้อยู่ในระดับของผู้ใช้แต่ละคนได้
องค์ประกอบที่สำคัญอื่น ๆ ของระบบการจัดการเนื้อหารวมถึงความสามารถในการจับภาพเอกสารจำนวนมากได้โดยอัตโนมัติความสามารถในการนำเอกสารกลับมาใช้ใหม่และรวมเข้าไว้ในเอกสารใหม่และความสามารถในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่สะท้อนถึงเอกสารอ้างอิงอีกฉบับหนึ่ง สุดท้ายระบบการจัดการเนื้อหาจำนวนมากรวมถึงคุณลักษณะการทำงานร่วมกันซึ่งช่วยให้พนักงานหลายคนในสถานที่แยกต่างหากทำงานร่วมกันในการสร้างหรือแก้ไขเอกสารและจัดการการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขเอกสาร ด้านการทำงานร่วมกันของ CMS จะทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทุกชิ้นที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้นจะถูกซิงโครไนซ์และแจกจ่ายให้กับสมาชิกของทีมโครงการทุกคนในเวลาที่เหมาะสม
