ตัวแบ่งการควบคุมเป็นการเปลี่ยนแปลงในหมวดหมู่ภายในฐานข้อมูลเพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถคำนวณผลรวมย่อยได้ การหยุดพักการควบคุมอาจจำเป็นสำหรับการดำเนินงานบางประเภทที่ต้องใช้ตรรกะในการแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มที่มีความหมาย มนุษย์สามารถพบการหยุดพักตามธรรมชาติได้อย่างรวดเร็วในตารางข้อมูลและประมวลผลพวกมัน แต่คอมพิวเตอร์ต้องการตัวชี้นำ โปรแกรมเมอร์สามารถแทรกตัวแบ่งในช่วงเวลาต่าง ๆ และผู้ใช้สามารถสร้างของตัวเองตราบใดที่พวกเขาพอดีภายในพารามิเตอร์ของโปรแกรม
ในตัวอย่างง่ายๆวิทยาลัยอาจรักษาฐานข้อมูลของนักเรียนปัจจุบัน พนักงานอาจต้องการเรียงลำดับข้อมูลนี้ได้หลายวิธี พวกเขาสามารถขอรายละเอียดของนักเรียนตามรัฐจังหวัดหรือประเทศได้ พวกเขาอาจต้องการดูจำนวนนักเรียนในปีที่กำหนดผู้คนในสาขาวิชาเฉพาะและอื่น ๆ ตัวแบ่งการควบคุมสามารถสร้างหมวดหมู่แยกต่างหากภายในฐานข้อมูลเพื่ออนุญาตให้คอมพิวเตอร์ทำเช่นนี้
การสร้างหมวดหมู่ซ้อนเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่นในฐานข้อมูลนักเรียนการแบ่งการควบคุมหนึ่งครั้งอาจเป็นโดยเคาน์ตีหรือหน่วยงานที่คล้ายกันของหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่นโดยแบ่งอีกการปกครองหนึ่งโดยรัฐหรือจังหวัดและการควบคุมแบ่งตามประเทศ บุคลากรสามารถร้องขอผลรวมย่อยที่ตัวแบ่งการควบคุมต่างกัน ตัวอย่างเช่นพวกเขาอาจต้องการทราบว่ามีนักเรียน 150 คนจากสหรัฐอเมริกา 70 คนมาจากมิสซิสซิปปี การหยุดพักในระดับประเทศและระดับรัฐช่วยให้คอมพิวเตอร์สามารถส่งคืนข้อมูลนี้ได้
สิ่งนี้มีประโยชน์ในฐานข้อมูลที่หลากหลายตั้งแต่โปรแกรมทำบัญชีไปจนถึงชื่อเรื่องและบันทึกการกระทำ ตัวแบ่งการควบคุมอนุญาตให้มีการจัดการฐานข้อมูลอย่างละเอียดภายในฐานข้อมูลเดียวโดยไม่จำเป็นต้องสร้างไฟล์และรายการใหม่สำหรับการเรียงลำดับข้อมูลประเภทต่างๆ ทำให้กระบวนการวิเคราะห์เป็นไปได้ ตัวอย่างเช่นนักบัญชีที่จัดทำรายงานประจำปีสามารถรวมผลกำไรและขาดทุนตามไตรมาสภาคธุรกิจและพารามิเตอร์อื่น ๆ
โปรแกรมฐานข้อมูลอาจมีตัวแบ่งการควบคุมที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดยนักออกแบบและผู้ใช้สามารถเพิ่มมากขึ้นถ้าพวกเขาทำตามไวยากรณ์เฉพาะของโปรแกรม เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าตัวแบ่งการควบคุมครอบคลุมเขตข้อมูลที่ต้องการเนื่องจากการรวมโดยไม่ตั้งใจอาจสร้างข้อผิดพลาด ผู้คนอาจต้องการคิดว่าคนอื่นจะใช้และจัดระเบียบข้อมูลอย่างไรเมื่อตั้งค่าตัวแบ่งการควบคุม การวางแผนล่วงหน้าสามารถลดความเสี่ยงของปัญหาที่อาจทำให้เข้าถึงฐานข้อมูลได้ยากขึ้นและดึงข้อมูลที่จำเป็นออกมาในอนาคต
