แผนภาพกระแสข้อมูลเป็นโครงสร้างที่แสดงข้อมูลที่เคลื่อนย้ายเข้าและออกจากระบบข้อมูล รายละเอียดภายในไดอะแกรมการไหลของข้อมูลแตกต่างกันไปตามระดับที่กำหนด โดยทั่วไปแล้วแผนภาพระดับสูงจะมีข้อมูลที่ จำกัด อยู่เฉพาะในนั้นในขณะที่แผนภาพระดับล่างจะมีข้อมูลที่ละเอียดกว่า ทีมพัฒนาใช้ข้อมูลนี้เพื่อจัดการข้อมูลภายในระบบข้อมูล
ในขณะที่ทีมพัฒนาระบบข้อมูลจะสร้างไดอะแกรมการไหลของข้อมูลเพื่อบันทึกว่าข้อมูลจะเข้าและออกจากระบบอย่างไร เริ่มแรกข้อมูลนี้ถูกสร้างขึ้นในระดับสูงมากโดยมีเพียงขอบเขตของระบบข้อมูลที่รวมอยู่ในไดอะแกรม ในขณะที่ทีมพัฒนาฟังก์ชั่นเพิ่มเติมของระบบข้อมูลแต่ละกระบวนการในระบบอาจรวมอยู่ในแผนภาพการไหลของข้อมูล แผนภาพนี้ช่วยให้ทีมงานทราบว่าจะเก็บข้อมูลไว้ที่ไหนเพื่อสนับสนุนระบบ
ไดอะแกรมเหล่านี้มีบทบาทสำคัญเนื่องจากเป็นเอกสารว่าแต่ละกระบวนการภายในระบบเข้าถึงข้อมูลอย่างไร ระบบภายนอกอาจเข้าถึงข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบข้อมูลที่กำหนด การแลกเปลี่ยนข้ามระบบเหล่านี้มีการจัดทำเป็นเอกสารเพื่อให้นักวิเคราะห์อาจติดตามการโต้ตอบของแต่ละระบบ การโต้ตอบดังกล่าวเป็นส่วนสำคัญของข้อมูลในกระบวนการจัดการข้อมูลของแต่ละองค์กร
กฎหมายและข้อบังคับของรัฐบาลกำหนดให้มีการจัดการและจัดเก็บข้อมูลบางอย่าง กฎระเบียบเหล่านี้แตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม แผนภาพการไหลของข้อมูลช่วยให้แต่ละองค์กรจัดการว่าองค์กรจะปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐบาลสำหรับการจัดเก็บข้อมูลได้อย่างไร กฎระเบียบบางอย่างจำเป็นต้องมีการจัดเก็บเป็นระยะเวลานาน องค์กรต้องวางแผนตามความเหมาะสมในการจัดเก็บข้อมูลในปริมาณที่เหมาะสม
แผนภูมิการไหลของข้อมูลยังช่วยให้ทีมพัฒนารายงานการออกแบบและการทำงานของหน้าจอเป็นระบบข้อมูลที่มารวมกัน ทีมต้องทราบว่าจะเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อนำเสนอต่อผู้ใช้ปลายทางได้ที่ใด ในขณะที่แผนภาพการไหลของข้อมูลนั้นไม่ได้ระบุการทำงานของระบบ แต่จะทำเอกสารว่าระบบใดที่รับผิดชอบในการจัดเก็บข้อมูลบางส่วน ทีมพัฒนาใช้ข้อมูลการไหลของข้อมูลเพื่ออธิบายในเอกสารการทำงานซึ่งจะค้นหาข้อมูลที่จะแสดงสำหรับผู้ใช้
แต่ละองค์กรมีชุดไดอะแกรมการไหลของข้อมูลเพื่อจัดทำเอกสารข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบข้อมูลขององค์กร ชุดไดอะแกรมนี้ใช้เพื่อจัดการและตอบสนองความต้องการการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรอย่างเหมาะสม ข้อกำหนดในการจัดเก็บข้อมูลของแต่ละองค์กรนั้นกำหนดโดยองค์กรเองเพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบของรัฐบาลที่หลากหลายและข้อกำหนดทางกฎหมายอื่น ๆ
