ส่วนข้อมูลเป็นส่วนที่มีข้อมูลในตัวเองบนฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์หรือฐานข้อมูลที่จัดเก็บกลุ่มของข้อมูล แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์อ้างถึงส่วนข้อมูลเพื่อดำเนินการและทำงาน ภายในแต่ละส่วนของข้อมูลคือบรรทัดของรหัสหรือข้อมูล มันเป็นวิธีของคอมพิวเตอร์ในการจัดระเบียบและจัดเก็บข้อมูลที่บันทึกไว้
บนฮาร์ดไดรฟ์หรือเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลจะมีพื้นที่จำนวนหนึ่งที่จัดสรรให้กับที่เก็บข้อมูลหน่วยความจำ บล็อกหน่วยความจำฐานข้อมูลมักจะมีมากกว่าหนึ่งส่วนข้อมูล ในบล็อกหน่วยความจำแต่ละส่วนจะถูกแบ่งเป็นรหัสและส่วนข้อความ ส่วนเหล่านี้อาจให้คำแนะนำสำหรับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์บางอย่างหรือมีบิตของข้อมูลที่แอปพลิเคชันต้องเข้าถึงเช่นหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่ของลูกค้า
เพื่อให้แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ทำงานได้อย่างถูกต้องจำเป็นต้องพึ่งพาคำสั่งการเขียนโปรแกรมและหน่วยความจำระยะสั้น หน่วยความจำเข้าถึงโดยสุ่ม (RAM) เป็นที่เก็บข้อมูลชนิดหนึ่งที่โปรแกรมคอมพิวเตอร์ใช้เพื่ออ้างถึงข้อมูลที่จำเป็นเพียงครั้งเดียวโดยปกติในขณะที่โปรแกรมทำงานอยู่ ตัวอย่างนี้จะเป็นการตัดและวางข้อความในโปรแกรมประมวลผลคำ เมื่อผู้ใช้ "ตัด" ข้อความจะถูกเก็บไว้ในส่วนข้อมูลชั่วคราวที่ถูกเรียกคืนเมื่อผู้ใช้สั่งให้โปรแกรมประมวลผลคำว่า "วาง" ในตำแหน่งใหม่
การกระทำประเภทนี้ถือเป็นการใช้กลุ่มข้อมูลหน่วยความจำระยะสั้นเนื่องจากข้อมูลจะถูกลบเมื่อปิดโปรแกรมประมวลผลคำหรือหากผู้ใช้เลือกที่จะตัดและคัดลอกส่วนข้อความอื่น ในทางตรงกันข้ามหน่วยความจำระยะยาวประกอบด้วยข้อมูลที่เก็บไว้ในดิสก์และเข้าถึงได้หลายครั้ง แม้ว่ามันจะเป็นไปได้ที่จะลบข้อมูลที่เก็บไว้บางส่วนมันมักจะประกอบด้วยไฟล์หรือแอปพลิเคชันที่ผู้ใช้ไม่คิดว่าเขาต้องการอีกต่อไป
โดยทั่วไปเซกเมนต์ข้อมูลจะถูกจัดระเบียบในลักษณะที่เป็นตรรกะหรือเป็นลำดับ พวกเขาอาจจะจัดตามกลุ่มตารางกลุ่มขนาดหรือการวางแนว ผู้ใช้อาจสร้างกฎการจัดทำดัชนีของตนเองขึ้นอยู่กับความสามารถของเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลหรือระบบปฏิบัติการ ตัวอย่างเช่นเมื่อติดตั้งโปรแกรมซอฟต์แวร์ในคอมพิวเตอร์พวกเขามักจะสร้างดัชนีหรือส่วนในรีจิสทรีของคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ
ในกรณีส่วนใหญ่ผู้ติดตั้งซอฟต์แวร์สามารถสั่งคอมพิวเตอร์ในที่ที่ควรจัดเก็บโปรแกรม สามารถติดตั้งบนเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์ในโฟลเดอร์แฟ้มโปรแกรมหรือในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นเอง ไม่ว่าผู้ใช้จะวางโปรแกรมไว้ที่ไหนไฟล์รีจิสตรีจะถูกสร้างเป็นแหล่งคำแนะนำรหัสถาวรที่ใช้ในแต่ละครั้งที่แอปพลิเคชันเปิดตัว
