โทรสารดิจิทัลเป็นเอกสารแฟกซ์ชนิดหนึ่งที่ส่งและรับเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบางครั้งแทนที่จะเป็นเอกสารกระดาษที่พิมพ์ออกมาโดยใช้เครื่องแฟกซ์มาตรฐาน ประโยชน์ของแฟกซ์ดิจิทัลคือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถเก็บไว้ในไฟล์บนฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์และพิมพ์เมื่อใดและตามที่ผู้รับต้องการสำเนาเอกสาร ถือเป็นทางเลือกที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมสำหรับการส่งแฟกซ์แบบดั้งเดิมคุณสามารถส่งแฟกซ์ดิจิทัลโดยใช้ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อจุดประสงค์
หนึ่งในวิธีทั่วไปที่ผู้บริโภคใช้ในการส่งหรือรับโทรสารดิจิทัลคือการให้บริการของผู้ให้บริการโทรสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยแอพพลิเคชั่นนี้ลูกค้าจะได้รับข้อมูลการเข้าสู่ระบบเพื่อเข้าถึงเครือข่ายของผู้ให้บริการอัปโหลดสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องการส่งให้ข้อมูลของผู้รับและส่งเอกสาร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้รับนั้นต้องการรับเอกสารแฟกซ์ดิจิทัลอาจถูกส่งไปยังเครื่องแฟกซ์แบบดั้งเดิมและพิมพ์ออกมาเป็นสำเนาหรืออยู่ในรูปแบบของแฟกซ์อีเมลที่ผู้รับสามารถบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของเขาได้ยาก ไดรฟ์สำหรับใช้ในภายหลัง
นอกเหนือจากการตั้งค่าบัญชีกับผู้ให้บริการโทรสารดิจิทัลแล้วยังสามารถซื้อฮาร์ดแวร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทุกประเภทเพื่อส่งหรือรับแฟกซ์ ด้วยแอพพลิเคชั่นนี้ฮาร์ดแวร์จะถูกต่อพ่วงเป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงไปยังเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป ซอฟต์แวร์จะถูกติดตั้งบนคอมพิวเตอร์เพื่อให้อุปกรณ์ที่เชื่อมต่อมีฟังก์ชั่นที่คล้ายกับเครื่องแฟกซ์มาตรฐาน การออกแบบจำนวนมากอนุญาตให้ผู้ใช้แทรกเอกสารที่จะส่งแฟกซ์ลงในอุปกรณ์โดยตรงจากนั้นทำตามคำแนะนำพื้นฐานเพื่อเริ่มส่ง บางรุ่นยังอนุญาตให้ผู้ใช้เลือกไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่บันทึกไว้ในฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์ให้ข้อมูลติดต่อที่จำเป็นสำหรับผู้รับและส่งแฟกซ์โดยไม่จำเป็นต้องใช้สำเนาพิมพ์
หนึ่งในประโยชน์หลักของการใช้วิธีโทรสารดิจิทัลคือปริมาณกระดาษที่ใช้ในกระบวนการลดลง เนื่องจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้แทนสำเนาเอกสารได้จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดหาสำนักงาน นอกจากนี้ความง่ายในการดึงและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการใช้บริการแฟกซ์ดิจิตอลหรืออุปกรณ์บางอย่างที่เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หมายความว่าผู้ใช้สามารถส่งแฟกซ์ด้วยต้นทุนที่ต่ำลงสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งหากธุรกิจใช้โทรสารเป็นประจำเป็นส่วนหนึ่งของ การดำเนินธุรกิจ
